Come creare totali e subtotali in Microsoft Access

Microsoft Access offre numerosi strumenti integrati per personalizzare i report e aumentarne l'usabilità. Invece di sommare manualmente i valori nel report, Access calcola automaticamente totali e subtotali per i gruppi. I valori si aggiornano automaticamente ogni volta che aggiungi, rimuovi o modifichi i record del report. Non dovrai perdere tempo a organizzare, ordinare o ricalcolare i campi. Dopo aver configurato totali e subtotali, ti basterà stampare il report e presentare le informazioni.

Passo 1

Apri il report in "Visualizzazione Struttura" facendo clic con il tasto destro sul titolo nel "Riquadro di esplorazione" e selezionando "Visualizzazione Struttura". Questa modalità permette di modificare contenuto, struttura e aspetto del report. Fai clic sul pulsante "Raggruppa e ordina" nella scheda "Struttura" della barra multifunzione per modificare l'organizzazione del report.

Passo 2

Fai clic su "Aggiungi un gruppo" per raggruppare i record per determinati campi. Seleziona il campo che determinerà il subtotale nella casella di riepilogo accanto a "Raggruppa per". Fai clic sul pulsante "Altro" per selezionare opzioni aggiuntive.

Passo 3

Fai clic su "senza totali" e seleziona le caselle di controllo che determinano la posizione dei subtotali. Seleziona "Mostra totale generale" per creare un'espressione di totale per l'intero report. Seleziona "Mostra subtotale in intestazione gruppo" o "Mostra subtotale in piè di gruppo" per posizionare l'espressione di subtotale nel report.

Passo 4

Fai clic sulla casella di riepilogo "Totale su" per selezionare il campo contenente i numeri per il totale. In "Tipo", scegli se contare il numero di record o i valori in quel campo. Salva il report e passa a "Visualizzazione Report" dalla scheda "Visualizza" sulla barra multifunzione per rivedere le modifiche.

Suggerimento

Puoi ordinare i sottogruppi selezionando "Aggiungi un ordinamento" sotto l'intestazione del gruppo nelle opzioni "Raggruppa e ordina".