Come fare una teleconferenza

Condurre una teleconferenza è un ottimo modo per tenere una riunione senza la seccatura di prenotare sale e pagare spese di viaggio. Tutto ciò che serve per ospitare una teleconferenza è un software per teleconferenze o l'accesso a un sito web per teleconferenze. Inoltre, seguendo pochi semplici passaggi, la vostra teleconferenza scorrerà fluidamente mentre navigate l'agenda.

Istruzioni

Iniziare scegliendo il provider giusto

1. Scegliere un provider di teleconferenza. Alcuni, come freeconferenceservice.com e freeconference.com, offrono servizi gratuiti. I servizi gratuiti hanno spesso limiti: numero partecipanti, durata chiamata.

   Servizi di aziende come AT&T o Clear Channel possono richiedere un costo; tuttavia offrono spesso benefici aggiuntivi: numero verde per voi e i vostri partecipanti, tariffe al minuto basse.

   Nella scelta, considerate: quanti partecipanti previsti, quanti chiamano da lunga distanza, durata chiamata, frequenza teleconferenze. Chiedete se offrono altre funzioni: supporto tecnico 24/7, customer service, possibilità di passare a web o video conferencing.

2. Programmare la teleconferenza con il massimo anticipo possibile. Alcuni provider richiedono prenotazione entro una finestra temporale, la maggior parte chiede almeno 24h di anticipo. Altri non richiedono prenotazione anticipata. Verificate prima di decidere.

3. Creare un'agenda. Includere punti elenco di tutti gli argomenti da discutere. L'agenda aiuta a restare focalizzati ed evitare divagazioni. Se vi distraete durante la chiamata, l'agenda vi rimette in carreggiata.

4. Inviare email ai partecipanti in anticipo. Fornire numero telefonico e PIN per accedere. Comunicare l'ora e allegare l'agenda definitiva. Allegando l'agenda, i partecipanti possono preparare domande o feedback.

5. Collegarsi alla linea teleconferenza 15 minuti prima. Così non rischiate ritardi. Saprete in anticipo di eventuali difficoltà tecniche. Se ci sono problemi, potete contattare l'assistenza per risolverli.

   Nota: alcuni provider offrono funzione "chime in" che avvisa quando i partecipanti arrivano, anche in ritardo.

6. Seguire l'agenda. Fondamentale per coprire tutti i punti. Altrettanto importante: lasciare tempo per domande e feedback alla fine. Siate cortesi, ascoltate senza interrompere. Se non avete risposta o non volete affrontare un feedback ora, mettetelo come punto all'ordine del giorno per la prossima teleconferenza.

7. Chiudere la conference call. Come host, dovete essere l'ultimo a lasciare la linea.