Regole base per il teleconferencing
Mentre le aziende cercano di tagliare i costi sostituendo i viaggi d'affari con conference call più economiche, una serie di faux pas ha spinto molti leader a stabilire regole base. Dal mantenere un ambiente calmo all'assicurare che tutti sappiano chi sta parlando, le regole base del teleconferencing possono fare la differenza tra una call disastrosa e una produttiva.
Eliminare il rumore di fondo
Anche se molti partecipanti chiamano dalla relativa calma di un ufficio, alcuni chiamano da luoghi diversi; questa varietà crea rumori di fondo: cani che abbaiano, musica alta, orologi a pendolo che suonano. Poiché questi rumori possono essere molto distrattivi e persino sovrastare chi parla, è importante che i partecipanti abbiano almeno un certo controllo sui rumori intorno a sé. Se un partecipante non può controllare i rumori, chiedetegli di usare un telefono con tasto mute o meno sensibile ai suoni ambientali.
Annunciare ogni relatore
L'assenza fisica dei partecipanti rende talvolta difficile capire chi sta parlando. Questo crea confusione durante le conference call (specie quelle grandi). Per evitare incomprensioni, ogni partecipante dovrebbe presentarsi brevemente ogni volta che parla. Anche in piccoli gruppi, un semplice "Sono..." prima di parlare previene rapidamente molta confusione.
Attenersi all'agenda
Una lamentela comune è che le call divagano spesso fuori tema, allungando la conversazione e necessitando chiamate aggiuntive. Per rimediare: creare agenda, distribuirla in anticipo a tutti i partecipanti, e seguirla rigorosamente. Le conference call sono semplicemente riunioni telefoniche, quindi i partecipanti capiscono quando sono (e si aspettano che siano) trattate come tali.
Non interrompere
Indipendentemente dal tipo di riunione — teleconferenza, faccia a faccia, mediata da computer — è quasi sempre maleducato interrompere chi parla. In teleconferenza, questo va oltre la maleducazione e crea un ambiente in cui gli altri faticano a seguire la conversazione, capire chi parla, e assegnare inconsciamente credibilità. Per prevenire confusione e garantire comfort a tutti, le interruzioni dovrebbero essere limitate a rarissime occasioni.
Aprire e chiudere formalmente la chiamata
Gli organizzatori si trovano spesso ad aspettare che i partecipanti si colleghino, ed è difficile organizzarli quando entrano ed escono casualmente. Per dare struttura: annunciare che la riunione è formalmente iniziata circa 1-2 minuti dopo l'ora prevista (o prima se tutti sono già collegati). Quando la teleconferenza finisce, indicare che la riunione è finita ringraziando i partecipanti.