Quali sono i limiti per impostare una conference call?
Le conference call colmano le distanze comunicative, ma anche le tecnologie moderne incontrano limiti nell'impostazione di queste chiamate. Tra i problemi principali: telefoni incompatibili, diversi livelli di competenza tecnica tra i partecipanti e fattori umani che possono ostacolare il processo.
Attrezzatura
Secondo il sito Conference Call, i telefoni migliori per le conference call sono quelli con cornetta cablata direttamente alla linea telefonica. Cellulari e cordless generano statica e possono intercettare rumori dalle onde radio. Se si usa un vivavoce, si consiglia un modello full digital duplex: riduce i rumori di clipping tipici dei vivavoce e permette a più partecipanti di parlare simultaneamente. L'aggiunta di funzioni video e web migliora le riunioni, ma introduce ulteriori tecnologie — come software condivisi per il caricamento file — che possono creare nuovi ostacoli, secondo Bizcovering.
Competenza tecnica
Un altro limite è la scarsa dimestichezza con l'equipaggiamento. Bisogna sempre testare audio e video prima di ogni chiamata, altrimenti si rischia di risolvere problemi mentre il pubblico attende. Disattivare l'avviso di chiamata digitando "70#" o contattando il provider: i bip dell'avviso sono simili al tono che annuncia un nuovo partecipante. Ricordare agli ospiti di usare il tasto "mute" per evitare rumori di fondo. Sconsigliare la funzione "hold": la musica d'attesa, pensata per segnalare che la linea non è caduta, viene udita da tutti in conference call.
Etichetta
L'etichetta è cruciale quanto l'attrezzatura e il know-how. Collegarsi in anticipo e presentarsi: i partecipanti potrebbero non riconoscere la voce. Un altro rischio: gli ospiti potrebbero iniziare a discutere gli argomenti prima che tutti siano collegati, motivo in più per entrare presto. Lasciare tempo sufficiente per l'agenda e gli interventi, ma considerare che l'attenzione cala dopo un'ora, secondo Bizcovering. Considerare i fusi orari. Effettuare la chiamata da un luogo tranquillo, senza interruzioni né rumori di fondo.