Come organizzare una conferenza online
Una conferenza online è una riunione virtuale tra membri di un'azienda o progetto che partecipano senza essere nella stessa stanza. Accedendo a un servizio di conferenza basato su Internet, o semplicemente usando webcam e messaggistica istantanea, i team scambiano informazioni e lavorano sui documenti in tempo reale. Le conferenze online moderne fanno risparmiare alle aziende biglietti aerei e sale riunioni. I dipendenti scambiano idee liberamente con un clic, da casa, ufficio o in viaggio.
Istruzioni
Pianificare in anticipo. Inviare email ai partecipanti con ora di inizio. Se i partecipanti sono in fusi orari diversi, specificare che fa fede il fuso del coordinatore. Esempio: se il responsabile è a New York, indicare le 10:00 EST; i partecipanti a Los Angeles sapranno che per loro sono le 7:00 PST.
Connessione cablata. Incoraggiare l'uso di connessione cablata se il Wi-Fi è instabile. Le connessioni wireless possono vacillare durante riunioni lunghe, facendo perdere passaggi chiave. Specificare che serve un microfono cuffia con cancellazione del rumore per concentrarsi.
Scegliere il servizio. PC Magazine consiglia DimDim: gratuito per base fino a 10 persone con video one-way, include "White Board" per lavorare su documenti live. Piani Pro e Webinar a pagamento fino a 1.000 persone. GoToMeeting offre prova gratuita 30 giorni, strumenti disegno, condivisione documenti, integrazione Outlook. Cisco Webex permette a tutti (fino a 25) di condividere documenti e scrivere note in tempo reale, accessibile da Mac, PC, Linux, smartphone. Registrazione riunioni per visione successiva.
Preparazione del moderatore. Il moderatore accede in anticipo e prepara l'agenda. Usare un "foglio firme" elettronico per tracciare chi entra e quando.
Seguire l'agenda. Non divagare. Se emerge un punto importante, si può ritardare il punto successivo, purché la discussione resti sul business e non si protragga troppo.
Coinvolgere tutti. Alcuni parlano più di altri; chiedere sempre ai partecipanti più silenziosi se hanno contributi.
Registrare la riunione. Inviare copia ai partecipanti per rivedere le idee e applicarle a progetti attuali e futuri.