Come condividere dati in una videoconferenza
I preparativi per la vostra prossima videoconferenza possono avvenire all'ultimo minuto. La presentazione può richiedere moduli, report e documenti non distribuiti ai partecipanti prima del collegamento. Dovete imparare a condividere dati in videoconferenza per mantenere le riunioni flessibili e informare tutti sugli ultimi sviluppi.
Cosa serve
- Sistema video a doppio schermo
- Lavagna elettronica
- Cavo Ethernet
Istruzioni
Scambiare file dati durante una videoconferenza
Creare connessione tra computer e attrezzatura videoconferenza usando cavo Ethernet. Questo cavo permette di usare la velocità della rete aziendale per fornire stream simultanei audio, video e dati. Verificare con i team IT degli uffici remoti le impostazioni Ethernet e misure di sicurezza per farle combaciare col vostro sistema.
Contattare i partecipanti in anticipo per chiedere di liberare spazio sufficiente per la condivisione dati. Potreste dover inviare un PDF grande, file presentazione o foto che occupa spazio significativo sulla rete dell'ufficio. È solitamente un problema per contractor o piccoli uffici senza grandi infrastrutture IT.
Configurare una lavagna elettronica in sala conferenze per trasmettere dati a ogni computer senza eccessive dimensioni file. Condividerete i materiali della lavagna con ogni partecipante via video. Potete anche salvare note e diagrammi dalla lavagna elettronica per inviarli come pacchetto di revisione.
Chiedere a ogni partecipante di eseguire controlli antivirus prima di condividere file. La vostra rete può avere un sistema di sicurezza solido, ma è possibile che un virus non controllato entri e blocchi la conferenza.
Collegare un sistema a doppio schermo alla postazione conferenza per tenere il vostro viso sul monitor mentre presentate dati importanti. La maggior parte dei sistemi double-video permette di mettere l'immagine della vostra videocamera su uno schermo mentre le presentazioni sono sull'altro. Questi prodotti sono costosi, ma permettono videoconferenze all'avanguardia.
Pianificare la condivisione dati prima e dopo le videoconferenze per evitare rallentamenti e crash di sistema. Potete creare outline delle presentazioni da inviare via email prima della riunione, e sintetizzare i dettagli nei verbali il giorno dopo.