Come facilitare una conference call
Una conference call permette a più partecipanti di parlarsi al telefono. Utile quando non ci si può incontrare di persona e serve coinvolgere più persone. Facilitarla è importante per tenere la conversazione focalizzata e produttiva. Seguire passaggi chiave prima e durante la chiamata assicura che sia utile a tutti.
Istruzioni
Programmare la chiamata. Invitare tutti i partecipanti richiesti, chiedere conferma. Tenere elenco dei partecipanti. Verificare che tutti abbiano accesso a un telefono.
Inviare promemoria una settimana prima. Data, ora, numero conference line e istruzioni di accesso.
Creare e inviare agenda due giorni prima. Elencare argomenti, relatori per ciascuno. Notare sessione Q&A finale con tempo extra. Chiedere ai partecipanti di inviare domande/preoccupazioni. Compilare elenco risposte.
Avviare la chiamata. Accedere alla conference line. Registrare se possibile. Chiedere a tutti di segnalare la presenza e annotare chi partecipa. Iniziare annunciando primo punto e relatore (es. "Il sig. Rossi parlerà sul punto 1"), chiedendo di tenere domande per la sessione Q&A.
Gestire i turni. Dopo ogni argomento, annunciare il relatore successivo. Continuare finché tutti i punti sono coperti. Poi aprire sessione domande. Annotare domande e risposte.
Concludere. Quando non ci sono più domande, dichiarare chiusa la chiamata.