Come presiedere una conference call
La media delle persone ha partecipato a una conference call una o due volte. Il conferencing connette tre o più individui a una chiamata. Anche se connettere i chiamanti è semplice, guidare una conference non è scontato. Il presidente della chiamata è visto come responsabile se qualcosa va storto: la preparazione è la chiave per presiedere con successo.
Istruzioni
Elencare tutti i partecipanti. Avere la lista permette di sapere chi dovrebbe essere in chiamata.
Distribuire materiali almeno 24h prima. I partecipanti faranno più domande e capiranno meglio l'agenda se possono visionare i materiali in anticipo.
Inviare promemoria 1-2 ore prima. Aiuta a mantenere la partecipazione piena e scoraggia ritardatari che disturberebbero.
Decidere durata per argomento e pausa Q&A per ciascuno. Permette domande su ogni argomento mentre viene trattato senza allungare la chiamata complessiva.
Creare scaletta temporale. Se i partecipanti sanno quanto durerà, apprezzeranno perché potranno organizzare la giornata.
Accedere alla conference almeno 10 minuti prima. Arrivare presto permette di interagire con chi arriva prima, annotare i nomi sulla lista mentre si attendono gli altri.
Richiedere a tutti di mettere in mute salvo quando parlano. In conference con molti partecipanti, non tutti capiscono l'importanza di evitare rumori e disturbi. È più facile parlare in silenzio a un gruppo che sovrastare un animale domestico non mutato.