Come avviare una teleconferenza
Grazie alla tecnologia, riunire molte persone contemporaneamente non deve più essere un compito tedioso e costoso. Sfruttando le teleconference call non serve preoccuparsi di voli e hotel. L'unica spesa è il tempo per alzare la cornetta e comporre un numero. Che vi serva una teleconferenza per pianificare la prossima reunion del liceo, tenere una breve lezione biblica, o semplicemente ottenere feedback dai dipendenti, potete iniziare oggi.
Cosa serve
- Provider di servizio teleconferenza
Istruzioni
Registrarsi con un servizio che permetta teleconference call. Alcuni siti online gratuiti: FreeConference, LiveOffice, Foonz. Alcuni servizi gratuiti hanno limite sul numero di partecipanti. Se il limite non soddisfa le vostre esigenze, potete optare per un servizio a pagamento come AT&T Teleconferencing.
Stabilire data e ora.
Inviare notifica ai partecipanti. Fornire numero telefonico e PIN da comporre per accedere. Otterrete numero e PIN dal provider. Come leader, avrete un numero e PIN separati per ospitare la chiamata.
Creare un'agenda. Aiuta la teleconferenza a svolgersi fluidamente. Garantisce che ogni argomento sia discusso e non dimenticato. Se prevedete feedback dei partecipanti, inviate l'agenda in anticipo per dare tempo di pensare a domande sui vari argomenti.
Collegarsi 5-10 minuti prima. Come host, non volete essere in ritardo. Chiamate da luogo tranquillo. Non volete rumore di fondo: appare poco professionale e influisce sul successo.
Seguire l'agenda. Fare follow-up inviando riepilogo degli highlights. Comunicare data e ora della prossima teleconferenza per far segnare i calendari in anticipo.