Definizione di conferenza telefonica
Esistono due tipi principali di conferenza telefonica aziendale automatizzata: hosted e a pagamento utente. La conferenza telefonica richiede apparecchiature e tecnologia telefonica per portare più utenti — da 2 a 50 persone — in una conferenza. Sistemi più grandi reggono oltre 4.000 utenti, alcuni fino a 10.000 e più. Un moderatore "controlla" la conferenza avendo gli strumenti per far entrare e uscire altri dalla conversazione a volontà. La maggior parte di queste call permette agli utenti di "alzare la mano" premendo un tasto designato per attirare l'attenzione del moderatore.
Il quadro generale
Il teleconferencing non è solo audio o voce (telefono). I sistemi evoluti includono tecnologie web e video integrate che combinano diversi mezzi comunicativi per un effetto streamlined nella gestione delle conferenze. Alcuni includono anche tecnologia di messaggistica istantanea dove le persone possono parlare in privato o one-to-one durante la conferenza senza interferire con gli altri.
Come fare una conference call
I partecipanti compongono lo stesso numero conference e poi inseriscono altre info, come numero sala riunioni o PIN che distingue quella conferenza da altre contemporanee. Come Internet, ci sono conferenze "aperte" pubbliche e "insider" private che funzionano come una Intranet aziendale dove solo persone designate che lavorano in azienda hanno accesso. Una volta fatta la chiamata, va a una piattaforma integrata dove il moderatore è notificato che qualcuno si è unito. Di solito hanno l'opportunità di presentarsi prima che il moderatore metta in mute tutti i chiamanti così l'oratore può parlare senza interruzioni. Istruzioni minime agli utenti: come "alzare la mano", come mutare. La chiamata è solitamente seguita da sessione Q&A, attraverso una linea di comunicazione o dashboard, che permette ai chiamanti di entrare sotto struttura controllata per fare domande o commenti. In strutture più piccole, chi avvia la chiamata deve mettere un chiamante in attesa, comporre l'altro partecipante o partecipanti (fino a tre per chiamata), poi premere un certo tasto così tutti i partecipanti sono in chiamata insieme. Queste strutture minori hanno processi limitati, se non nulli, per controllare la chiamata.
Strutture di fatturazione conference call
Quando è una conferenza a pagamento utente, la fatturazione è "per chiamata" a ogni numero dei partecipanti. Quando è una conferenza hosted, l'azienda host paga solitamente una fee fissa o una fee di avvio chiamata più tariffa al minuto. In una conferenza aziendale, ovviamente, la corporation paga il costo completo secondo l'accordo col fornitore telefonico. In alcuni casi, si usa una calling card prepagata.
Cos'è la crittografia SSL?
SSL sta per Secure Sockets Layer, un protocollo sviluppato da Netscape per trasmettere documenti privati via Internet. SSL usa un sistema che cripta i dati per evitare che sistemi di conferenzing o altre applicazioni Internet e telefoniche siano intercettati da fonti esterne. Solitamente serve a nascondere info sensibili e private, come numeri di carta di credito, ma può anche criptare chiamate telefoniche, specialmente quelle online. Altre tecnologie si usano per linee mobili e fisse.
Usi e applicazioni
Sistemi built-in sono sistemi audio o videoconferenza permanentemente installati in una stanza con elettronica in armadi custom. Usi tipici: board of directors o aule per formazione a distanza. Un rebroadcast orario è usato quando i moderatori vogliono che una chiamata pre-registrata sia disponibile per altre 24 ore. Dopo una conference call, un "live call summary" può riassumere i partecipanti di una data conferenza. Questi sono solo alcuni degli usi e applicazioni della telefonia per conferenze e ne vengono scoperti di nuovi ogni giorno.