Differenza tra Inoltro e Reindirizzamento email in Outlook

In certe situazioni — ad esempio quando sei fuori ufficio ma devi controllare la posta, o gestisci più account — Microsoft Outlook usa un insieme di comandi chiamati regole per inoltrare o reindirizzare automaticamente i messaggi in arrivo. L'inoltro e il reindirizzamento possono anche essere applicati a singoli messaggi senza creare una regola.

Regole

Outlook usa comandi programmati, noti come regole o filtri, per gestire la posta, organizzare i messaggi e restare produttivi. La procedura guidata Regole e Avvisi integrata permette di specificare condizioni per cui Outlook eseguirà automaticamente una o più azioni. Regole popolari: spostare messaggi da un mittente in una cartella dedicata, segnalare messaggi da certi mittenti per follow-up, inviare avvisi mobile alla ricezione di email con parole chiave. Tra le regole create dall'utente ci sono comandi per inoltrare e reindirizzare automaticamente i messaggi in arrivo.

Inoltro (Forwarding)

Quando un'email viene inoltrata, "IN:" appare all'inizio dell'oggetto e, per default, il corpo contiene il messaggio originale e i dettagli della cronologia. Il messaggio originale rimane nella tua casella o nella cartella designata. Crea una regola per inoltrare automaticamente messaggi da o verso un account se certe informazioni vengono condivise regolarmente con colleghi o terze parti e vuoi che risulti che fai parte della cronologia. Esempio: un assistente che coordina pranzi settimanali potrebbe impostare una regola per inoltrare automaticamente le email del catering contenenti "fattura" al reparto contabilità.

Reindirizzamento (Redirecting)

Un messaggio viene spesso reindirizzato quando ricevuto per errore. La differenza principale: l'inoltro modifica automaticamente l'email includendo dettagli della cronologia; il reindirizzamento invia discretamente l'email al destinatario previsto nel suo stato originale, come se fosse stata ricevuta direttamente dal mittente originale. Utile se il destinatario non deve sapere che hai ricevuto l'email. Per i tuoi archivi, il reindirizzamento lascia comunque una copia nella tua casella o cartella designata. Imposta una regola per reindirizzare automaticamente se devi spesso reinoltrare messaggi ad altre parti. Esempio: un neolaureato che riceve ancora messaggi sull'account universitario potrebbe impostare una regola per reindirizzarli automaticamente al nuovo indirizzo.

Considerazioni

Alcuni mittenti usano Information Rights Management, un'opzione Microsoft che impone permessi sui messaggi, impedendo ai destinatari di inoltrare, reindirizzare o condividere. In questi casi, è buona norma notificare al mittente che non sei il destinatario previsto, nel caso l'email sia arrivata per errore. Il mittente potrebbe rimuovere o modificare i permessi, o reinviare il messaggio. Inoltre, per chi inoltra messaggi, soprattutto se contengono dati sensibili, reinoltrare a un indirizzo fuori dalla rete aziendale potrebbe violare policy interne e leggi sulla privacy.