Come filtrare le email in Outlook
Una casella di posta elettronica affollata può presto riempirsi di un mix di messaggi urgenti e importanti o completamente irrilevanti e banali. Un modo per separare il grano dalla pula è impostare regole che filtrino automaticamente i messaggi in cartelle diverse man mano che arrivano nella posta in arrivo. Outlook offre molte opzioni di regole per filtrare messaggi per parole chiave, mittente, oggetto, account o campo indirizzo. Una delle regole di filtro più usate dirotta le email da una persona o gruppo specifico — il tuo capo, un cliente o i membri di un team di progetto — dalla posta in arrivo a una cartella dedicata. Usa la funzionalità Regole e avvisi in Outlook 2013 per filtrare e organizzare automaticamente le tue email.
Passaggio 1
Clicca la scheda "File" nella barra multifunzione principale da qualsiasi schermata di Outlook.
Passaggio 2
Seleziona il pulsante "Gestisci regole e avvisi" nella schermata Informazioni.
Passaggio 3
Clicca il pulsante "Nuova regola" nella finestra di dialogo Regole e avvisi. Puoi anche modificare le impostazioni per regole esistenti da questa finestra.
Passaggio 4
Seleziona il modello di regola preferito dalla lista nella sezione "Seleziona un modello" della finestra di dialogo Creazione guidata regole. Outlook offre modelli per molti compiti di filtro email. Uno dei più usati filtra messaggi da una persona o gruppo verso una cartella specifica. Seleziona "Sposta messaggi da qualcuno a una cartella" e poi clicca il link sottolineato "persone o gruppo pubblico" nel riquadro descrizione regola.
Passaggio 5
Fai doppio clic su ogni contatto nella rubrica di Outlook per aggiungerli al campo "Da". Clicca "OK".
Passaggio 6
Clicca il link "cartella specificata" nel riquadro descrizione regola nella finestra di dialogo Creazione guidata regole.
Passaggio 7
Clicca per selezionare la cartella Outlook da usare per memorizzare i messaggi filtrati dalla regola. Il riquadro "Scegli una cartella:" mostra tutte le cartelle Outlook disponibili. Clicca "OK".
Passaggio 8
Rivedi le impostazioni della regola. Puoi aggiungere o rimuovere persone o cambiare la cartella di destinazione cliccando questi link nel riquadro descrizione regola. Clicca "Avanti" quando sei pronto.
Passaggio 9
Seleziona altre condizioni da includere nella regola; per esempio, spuntando "inviato solo a me" Outlook applicherà la regola solo alle email inviate solo a te.
Passaggio 10
Seleziona eventuali eccezioni alla regola; per esempio, "eccetto se inviato solo a me" significa che Outlook non seguirà la regola per email inviate solo a te. Molte eccezioni e condizioni includono azioni configurabili. Per esempio, se selezioni l'eccezione "eccetto se l'oggetto contiene parole specifiche", clicca il link sottolineato "parole specifiche" e seleziona le parole da aggiungere alla regola. Clicca "Avanti".
Passaggio 11
Inserisci un nome per la regola nel campo applicabile. Seleziona "Esegui questa regola ora sui messaggi già in Posta in arrivo" se vuoi applicare la regola a tutti i messaggi esistenti. Clicca "Fine" per completare e uscire dalla Creazione guidata regole.
Passaggio 12
Seleziona "Applica" e poi "OK" per implementare la regola e uscire dalla finestra di dialogo Regole e avvisi.
Outlook offre anche un'opzione filtro per cercare email basate su criteri specifici come data ricezione, stato importanza o allegati. Clicca scheda "Home", clicca "Filtra email" nel gruppo Strumenti ricerca e seleziona il filtro preferito dal menu a tendina.
Il filtro anti-spam di Outlook sposta automaticamente i messaggi sospetti nella cartella Posta indesiderata. Puoi regolare queste impostazioni per bloccare mittenti o aggiungerli a un elenco attendibili. Vai a "Home", "Posta indesiderata" e poi "Opzioni posta indesiderata" per controllare e modificare le impostazioni anti-spam di Outlook.