Come importare un documento Word in una tabella Access
I dati arrivano in molti formati da fonti diverse. Che sia una lista contatti, tabella record o indice inventario, a volte serve portare dati da Word in un database Access. L'importazione è il modo più efficiente per spostare dati da Word a tabella o database Access. Queste istruzioni valgono per Word 2010 e Access 2010.
Passaggio 1
Prepara i dati nel documento Word per l'importazione. Struttura i dati in formato delimitato o larghezza fissa. I formati delimitati separano i campi con un singolo carattere, come virgola o punto e virgola. Quelli a larghezza fissa dispongono i dati così che la larghezza di ogni campo resti costante per denotare dove finisce uno e inizia il successivo. Entrambi richiedono ogni record su riga separata. Questi dicono ad Access dove mettere i dati importati.
Passaggio 2
Salva il documento Word come file di testo semplice. Access legge solo dati in testo semplice, CSV o Excel. Una volta salvato, chiudi il file.
Passaggio 3
Avvia Microsoft Access e apri un database nuovo o esistente dove memorizzare i dati importati. Scegli una tabella nuova o esistente. Se scegli esistente, Access aggiungerà i dati alla tabella esistente nel formato esistente. I dati importati devono corrispondere al formato e struttura della tabella.
Passaggio 4
Vai alla scheda "Dati esterni", individua il gruppo "Importa" e clicca l'icona "File di testo". Si apre "Ottieni dati esterni - File di testo".
Passaggio 5
Cerca o digita il nome del file di testo preparato nella casella "Nome file". Specifica dove memorizzare i dati. Per nuova tabella, clicca "Importa dati sorgente in nuova tabella nel database corrente". Per esistente, clicca "Aggiungi copia record alla tabella" e scegli la tabella dal menu.
Passaggio 6
Clicca "OK" e apri "Importazione guidata testo". Access scannerizza i dati e raccomanda una struttura. Conferma o seleziona l'opzione che corrisponde al tuo formato: "Delimitato" o "Larghezza fissa". Clicca "Avanti".
Passaggio 7
Se usi formato delimitato, seleziona il carattere delimitatore. Se il file ha un qualificatore testo, sceglilo in "Qualificatore testo". Se la prima riga del documento Word contiene nomi campi, spunta "Prima riga contiene nomi campi". Se usi larghezza fissa, rivedi dati e struttura e regola posizione colonne se necessario. Clicca "Avanti".
Passaggio 8
Rivedi dati e struttura un'altra volta. Se serve specificare info aggiuntive su campi, clicca l'intestazione campo e inserisci dati per "Nome campo" e "Tipo dati". Per creare indice su campo selezionato, imposta "Indicizzato" su "Sì". Per escludere campo nell'importazione, spunta "Non importare campo (Ignora)". Clicca "Avanti".
Passaggio 9
Stabilisci chiave primaria se importi in nuova tabella. Puoi selezionare "Access aggiunge chiave primaria" (popola automaticamente sequenza ID), scegliere tua chiave da campi sorgente o "Nessuna chiave primaria". Clicca "Avanti".
Passaggio 10
Per nuova tabella, conferma o modifica nome in "Importa in tabella". Clicca "Fine" per importare. Una finestra indicherà lo stato dell'importazione.