Come creare un foglio spese chilometrico in Excel

Se viaggi frequentemente per lavoro — anche solo in città — le spese che sostieni possono accumularsi rapidamente. Molte aziende rimborsano i dipendenti per questi costi e anche se non lo fanno, potresti poterli dedurre dalle tasse. Un modo semplice per tracciare chilometraggio e altri costi di viaggio è usare un foglio Excel. Non serve partire da zero, poiché Excel 2013 fornisce modelli ricchi di funzionalità che puoi iniziare a usare subito.

Passaggio 1

Avvia Excel e seleziona la scheda "File". Clicca "Nuovo", digita "chilometraggio" nella casella di ricerca e premi "Invio". Clicca un modello per visualizzarne l'anteprima e clicca "Crea" per aprire una nuova cartella di lavoro con il modello desiderato. Ad esempio, l'elegante "Report spese viaggio" include un registro chilometrico e colonne per altre spese; il "Registro consumo carburante con grafico" aggiunge un grafico a linee che mostra i tuoi km/l; e il "Report spese viaggio con registro chilometrico" è una tabella semplificata con funzioni integrate per calcolare le spese.

Passaggio 2

Inserisci i dettagli del viaggio. La maggior parte dei modelli per spese chilometriche fornisce più colonne per elencare informazioni utili, come data, località di partenza e arrivo, scopo del viaggio e altri dettagli.

Passaggio 3

Inserisci le letture del contachilometri all'inizio e alla fine del viaggio. La maggior parte dei modelli fornisce una colonna per ciascuno di questi numeri, calcolando il chilometraggio per ogni viaggio basandosi sulla differenza tra i due valori. Inoltre, i modelli calcolano i chilometri totali per il foglio in fondo alla colonna chilometraggio.

Passaggio 4

Aggiungi campi. Ad esempio, se vuoi tracciare altri costi di viaggio come pasti, spese auto e alloggio, puoi inserire nuove colonne. Fai clic destro sulla colonna accanto a cui vuoi inserire una nuova colonna e seleziona "Inserisci". Excel inserisce una nuova colonna a sinistra. Aggiungi un'intestazione descrittiva nella prima cella della colonna.

Passaggio 5

Cambia l'aspetto del foglio. Seleziona la scheda "Layout pagina" e scegli un tema colore o carattere diverso per cambiare colori e font nel foglio. Clicca una cella nella tabella per attivare la scheda Design sotto Strumenti tabella e seleziona uno stile tabella diverso o cambia opzioni stile tabella, come aggiungere o rimuovere righe o colonne a bande.

Passaggio 6

Calcola i rimborsi chilometrici se il modello non lo fa. Inserisci la tariffa chilometrica in una cella inutilizzata del foglio. Seleziona la cella in cui vuoi visualizzare l'importo del rimborso e clicca dentro la Barra delle formule. Inserisci la formula "=(cella contenente chilometraggio)_(cella contenente tariffa)" per calcolare il totale. Ad esempio, se i tuoi chilometri totali sono in E4 e la tariffa in K4, inserendo "=E4_K4" ottieni il prodotto di chilometri totali per tariffa.

Passaggio 7

Calcola altre spese, se desiderato. Se hai aggiunto una colonna per altre spese, seleziona la cella finale in quella colonna e clicca "Somma automatica" nel gruppo Modifica della scheda Home. Excel calcola automaticamente i numeri nella colonna. Inoltre, puoi trovare il totale del rimborso chilometrico e altre spese. Seleziona la cella in cui vuoi visualizzare il totale e inserisci "=SOMMA(prima cella,seconda cella)" per calcolare il tuo totale.