Come gestire le buste paga in Excel

Microsoft offre una varietà di modelli per semplificare attività comuni in Excel 2013. Nel caso della gestione delle buste paga, i modelli predefiniti offrono la formattazione necessaria e permettono di inserire dati come salari orari e ore lavorate. Formule integrate calcolano automaticamente la retribuzione lorda e stampano persino le buste paga per i dipendenti. Dovrete fare un po' di ricerca sulle tasse locali e statali, ma una volta inseriti i dati nel modello, Excel fornisce uno strumento prezioso per gestire le buste paga e produrre registri contabili regolari.

Passaggio 1

Fate clic sulla scheda "File" in Excel e poi selezionate "Nuovo".

Passaggio 2

Cercate un modello per buste paga digitando "payroll" nella casella di ricerca in alto nella nuova finestra (vedi Risorse).

Passaggio 3

Sfogliate i modelli disponibili per trovare quello più adatto alle vostre esigenze. Fate clic su un modello per vedere una schermata di anteprima con informazioni aggiuntive e fate clic sul pulsante "Crea" per caricare un modello in Excel per la modifica.

Passaggio 4

Modificate le informazioni del titolo facendo clic su una cella e digitando il nome della vostra azienda o eventuali sottotitoli necessari. Molti modelli includono testo segnaposto per questi elementi. Basta fare clic sulla cella e digitare le vostre informazioni specifiche.

Passaggio 5

Esaminate il modello, rimuovete colonne o righe non necessarie e aggiungete eventuali nuove categorie, come ferie accumulate o pagamenti bonus, di cui potreste aver bisogno. Rimuovete celle, colonne e righe selezionandole e premendo il tasto "Canc". Aggiungete celle, colonne o righe facendo clic destro accanto a dove volete aggiungere l'elemento e selezionando "Inserisci".

Passaggio 6

Ricercate le informazioni sulle tasse statali e locali. La Federation of Tax Administrators fornisce un elenco completo di tali tasse (vedi Risorse). Aggiungete queste colonne al foglio di calcolo se necessario o modificate le formule nelle colonne di tasse locali predefinite per riflettere le aliquote locali. In Excel, le percentuali si calcolano moltiplicando l'aliquota decimale per la cella contenente la retribuzione lorda. Se, per esempio, la retribuzione lorda è nella colonna C e le aliquote locali sono al 7,5%, la formula appropriata sarebbe "=C1*0,075" nella prima riga. Evidenziate la cella e trascinate l'angolo destro verso il basso per copiare la formula nell'intera colonna con i numeri di riga appropriati. Assicuratevi che questa cella sia sottratta dal totale della retribuzione netta alla fine del foglio di lavoro.

Passaggio 7

Inserite tutti i nomi dei dipendenti o i numeri di identificazione nel foglio di lavoro.

Passaggio 8

Inserite tutti i salari orari per i vostri dipendenti. Se i dipendenti lavorano a stipendio fisso, rimuovete le colonne per salario orario o ore lavorate. Se i dipendenti sono pagati per unità di produzione, modificate le intestazioni per riflettere questo. Inserite semplicemente le unità di produzione nella colonna ore lavorate e la paga per unità nella colonna salario orario. Lasciate la formula com'è.

Passaggio 9

Salvate il lavoro alla fine di ogni periodo di paga. Se il modello genera buste paga, fate clic sul pulsante "Genera buste paga" per creare e stampare i registri per i dipendenti.

Suggerimento

Le aliquote fiscali federali sono già incluse nella maggior parte dei modelli. Cercate di scegliere un foglio di lavoro con queste considerazioni già incluse per evitare lavoro extra.

Le informazioni sulle buste paga possono essere sensibili. Per proteggere i dati, fate clic sulla scheda "File" e selezionate "Informazioni" per esplorare le opzioni per proteggere con password la cartella di lavoro o specificare gli utenti di rete che possono accedere al foglio di lavoro.