Parti di un'email aziendale

L'email è diventata una forma essenziale di comunicazione aziendale. Anche se l'email personale è informale, quella aziendale richiede professionalità e cortesia. Le parti base di una lettera cartacea si applicano anche alla corrispondenza via Internet.

Oggetto

Rendi l'oggetto breve e accurato. Evita designazioni che potrebbero attivare il filtro antispam del destinatario, come "Re" (abbreviazione tradizionale per "Riguardo a") o "Fwd" (email inoltrata). Compila sempre l'oggetto; lasciarlo vuoto potrebbe finire nello spam.

Saluto

Usa un saluto professionale. "Gentile Sig. Rossi" fa impressione molto migliore di "Ciao Mario" e riflette la tua immagine professionale. Lascia una riga vuota dopo il saluto, poi inizia il corpo dell'email. Questo schema rende il messaggio più leggibile.

Corpo

Segui le linee guida standard per il corpo di una lettera aziendale. Usa un linguaggio educato per fare una richiesta o spiegare un punto. Se non sei sicuro che il destinatario ti ricordi o è il primo contatto, presentati nella prima riga. "La ringrazio per avermi parlato giovedì scorso del contratto Johnson" rinfrescherà la memoria prima di entrare nei dettagli.

Firma

Aggiungi una riga vuota dopo il corpo, poi chiudi con una formula educata come "Cordiali saluti", "Distinti saluti" o "Grazie". Dopo il nome, aggiungi email, telefono, tuo titolo in azienda e anche l'indirizzo dell'ufficio se vuoi. Offre al destinatario tutti i contatti in un unico posto.

Leggi due volte, invia una

Prima di cliccare "Invia", rileggi per cercare problemi: l'indirizzo del destinatario è corretto nel campo "A", c'è un oggetto appropriato, il messaggio è privo di errori ortografici, di contesto o grammaticali. Controlla anche firma e contatti.

Mantieni la professionalità

Usa solo testo nero su sfondo bianco. Scegli un font professionale come Times New Roman o Courier. Non usare font colorati, curvi, sfondi pesanti, emoticon o gergo Internet come "LOL". Evita di scrivere tutto in maiuscolo, che equivale a urlare. Se invii un'email aziendale a molti destinatari, usa la copia conoscenza nascosta (CCN). Così ogni indirizzo è protetto e meno probabile che finisca in liste spam.