Parti di un'e-mail aziendale
La posta elettronica è diventata una forma essenziale di comunicazione aziendale. Sebbene l'e-mail personale sia informale, l'invio di e-mail per affari richiede professionalità e cortesia. Le parti fondamentali di una lettera commerciale cartacea si applicano anche alla corrispondenza Internet.
Oggetto
Rendi la riga dell'oggetto breve e precisa. Evita di utilizzare designazioni che potrebbero attivare il filtro antispam del destinatario, come "Re", un'abbreviazione tradizionale per promemoria dell'ufficio per "Regarding" o "Fwd", che significa un messaggio di posta elettronica inoltrato. Compila sempre la riga dell'oggetto; lasciandolo vuoto potresti anche mandare il tuo messaggio nella cartella spam.
Saluto
Usa un saluto professionale per i messaggi di posta elettronica aziendali. "Caro signor Foster" crea un'impressione molto migliore di "Ehi, Bob" e riflette la tua immagine di uomo d'affari. Lascia una riga vuota dopo il saluto, quindi inizia il corpo dell'e-mail. Questo schema semplifica la lettura dell'intero messaggio per il destinatario.
Corpo
Segui le linee guida standard per le lettere commerciali per il corpo della tua email. Usa un linguaggio educato per fare una richiesta o spiegare un punto. Se non sei sicuro che il destinatario si ricorderà di te o se stai contattando per la prima volta, presentati nella prima riga. "Grazie per aver parlato con me giovedì scorso in merito al contratto Johnson" farà rinascere la memoria del destinatario prima di entrare nei dettagli dell'affare in corso.
Firma
Aggiungi una riga vuota dopo il corpo dell'e-mail, ancora una volta per rendere il messaggio più facile per gli occhi, quindi termina il messaggio con un saluto educato, come "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o anche "Grazie". Dopo il tuo nome, aggiungi il tuo indirizzo email, numero di telefono. il tuo titolo con l'azienda e anche l'indirizzo dell'ufficio, se lo desideri. Questo offre al destinatario tutte le tue informazioni di contatto in un unico posto.
Leggi due volte, invia una volta
Prima di premere "Invia", rileggi l'e-mail per cercare problemi:l'indirizzo e-mail del destinatario è corretto nel campo "A", è presente una riga appropriata nel campo "Oggetto" e il messaggio è privo di errori di ortografia, contesto o grammatica . Ricontrolla anche la tua firma e le informazioni di contatto.
Resta professionale
Usa solo testo nero su sfondo bianco. Scegli un carattere professionale, come Times New Roman o Courier. Non utilizzare caratteri colorati e sinuosi, sfondi ricchi di grafica, emoticon o gergo Internet, come "LOL" (Laughing Out Loud). Evita di digitare un messaggio in lettere maiuscole, che è considerato urlare in forma di testo. Se stai inviando un'e-mail aziendale a un numero elevato di destinatari, utilizza l'opzione Blind Carbon Copy (BCC). In questo modo, l'indirizzo e-mail di ogni lettore è protetto e ha meno probabilità di finire nella lista di spam di qualcuno.