Consigli per scrivere email aziendali dirette e indirette

I messaggi aziendali seguono solitamente uno schema diretto o indiretto. È un modo per organizzare l'informazione comunicata, a seconda se l'idea principale è una buona, cattiva o notizia neutra. Scegli lo schema più efficace per le tue email aziendali a seconda di come pensi che il lettore reagirà all'idea principale.

Usare l'email diretta per andare al punto

Nelle email dirette, il punto principale va all'inizio, seguito da dettagli, spiegazioni o prove a supporto. Un'email così organizzata fa risparmiare tempo al lettore andando subito allo scopo. Aiuta anche il lettore a contestualizzare i dettagli che seguono. Evita frustrazione nel dover leggere paragrafi per trovare il punto principale. Lo schema diretto funziona meglio se il lettore sarà ricettivo, non resistente.

Inviare messaggi positivi e neutri

Se il lettore sarà contento, moderatamente interessato o neutro (senza sentimenti), usa lo schema diretto. Considera un'email da un cliente dopo un'offerta per un contratto. Se vinci, la lettera inizia con "La tua offerta è stata esaminata, e siamo lieti di offrire il contratto alla tua azienda". Quando il punto principale è una buona notizia o neutra, comunicala subito e segui con i dettagli. La maggior parte delle email usa questo approccio, incluse quelle per compiti routinari, ordini e conferme.

Usare l'email indiretta per fare un punto

Nelle email indirette, il punto principale va più tardi nel messaggio, dopo dettagli, spiegazioni o prove. Usare lo schema indiretto mostra rispetto per i sentimenti del lettore, che potrebbero essere feriti dal punto principale. Costruendo gradualmente, permetti al lettore di essere più preparato a riceverlo. È anche un tentativo di incoraggiare il lettore ad ascoltarti: se esprimi un'idea che turberà il lettore all'inizio, potrebbe smettere di leggere. L'obiettivo è minimizzare qualsiasi reazione negativa.

Inviare messaggi negativi o sensibili

Se il lettore sarà disinteressato, scontento o ostile, usa lo schema indiretto. Considera l'email del cliente. Se non vinci, la lettera inizia diversamente: "Grazie per aver inviato un'offerta per il nostro contratto. Abbiamo esaminato ogni offerta con cura, ecc." Il punto principale, che già pensi di conoscere ma continua a leggere, arriva molto dopo. Usa email indiretta quando il punto è una cattiva notizia, come rifiutare una richiesta o respingere un reclamo. Funziona bene anche quando vendi qualcosa o condividi informazioni sensibili.