Come Formattare Date e Numeri in una Stampa Unione di Microsoft Word?
Numeri e date possono essere problematici in una stampa unione di Microsoft Word, specialmente quando l'origine dati è una cartella di lavoro Excel. Alcuni problemi sono più facilmente risolvibili di altri. Numeri senza valori decimali, come un CAP a cinque cifre o un conteggio intero, possono essere convertiti in valori di testo in Excel. Tuttavia, per evitare problemi con date e numeri decimali, devi inserire codici di formattazione in questi campi di unione per formattare correttamente questi valori nei documenti prodotti.
Suggerimento
Gli altri tipi di documento che possono essere usati come origini dati per una stampa unione Word sono:
- Un file database a singolo livello
- Una tabella da un file HTML
- Una Rubrica di Microsoft Outlook
- Un altro documento Microsoft Word con una singola tabella dati
- Un file di testo con campi dati separati da virgole o tabulazioni
Questi tipi di documento esportano i valori come testo.
Unione di Numeri Interi
La formattazione degli interi è meglio eseguita prima di importare i dati di origine in Word. Questa sezione discute l'uso di Excel.
Passo 1: Apri l'Origine Dati
Apri la cartella di lavoro Excel dell'origine dati e, se ci sono più fogli, clicca sulla scheda del foglio di lavoro contenente i dati di origine per la Stampa Unione.
Passo 2: Formatta Interi come Testo
Seleziona una colonna contenente valori interi. Fai clic destro sulle celle selezionate e scegli Formatta celle dal menu a comparsa per visualizzare la finestra di dialogo Formatta celle. Clicca sulla selezione Testo nell'elenco Categoria. Clicca OK per applicare la modifica del formato. I dati nelle celle selezionate sono ora in formato testo.
Unione di Numeri con Valori Decimali
Per i decimali, puoi facilmente formattare il numero direttamente in Word.
Passo 1: Visualizza i Campi di Unione
Per formattare il numero di decimali in un campo numerico, come valuta, percentuali o qualsiasi numero con valori decimali, aggiungi codici di formattazione al campo di unione. Apri il documento di Stampa Unione (lettera, email, ecc.) per visualizzare i suoi campi di unione, che appaiono come <
Passo 2: Attiva/Disattiva Codici Campo
Il campo di unione <> unisce un importo in valuta dall'origine dati. Fai clic destro sul campo di unione <> e scegli Attiva/Disattiva codici campo dal suo menu a comparsa per visualizzare la sua formattazione, se presente.
Passo 3: Inserisci Codici di Formattazione
Il campo di unione <> dovrebbe ora mostrare { MERGEFIELD "Amount" }. Nessuna formattazione è inclusa per questo campo. Per visualizzare i dati uniti come campo valuta, inserisci "# $,#.00" dopo il nome del campo nel campo di unione. Il campo di unione dovrebbe ora contenere {MERGEFIELD "Amount" # $,#.00}, dove:
- # - Indica che segue la formattazione.
- $ - Designa un carattere da visualizzare all'inizio del campo.
- , (virgola) - Indica che le virgole devono essere inserite, se applicabile, in un valore numerico.
- # (cancelletto) - Indica il numero di cifre fisse da visualizzare.
- .00 - Indica che un valore decimale di due posizioni (in questo caso) deve essere visualizzato. Un numero senza decimali viene visualizzato con zeri dopo il decimale.
Unione di Percentuali
Come qualsiasi numero calcolato da una formula in Excel, i valori grezzi potrebbero non essere limitati a solo due decimali fissi, indipendentemente da ciò che viene visualizzato nella cella. Come mostrato nel passo precedente, la lunghezza di un numero, specialmente i decimali, può essere impostata a un numero fisso di posizioni.
Azioni nei Codici di Formattazione
In alcuni casi, è necessario unire un campo dati prima che possa essere agito. Il campo "Pct" nell'esempio è un caso in punto. Per far apparire questi dati nel documento unito come una percentuale a due decimali con almeno una cifra significativa e un segno di percentuale, sono necessarie due azioni.
Passo 1: Recupera i Dati
Sostituisci l'istruzione MERGEFIELD esistente con l'azione più interna della nuova istruzione MERGEFIELD "Pct". Questa clausola recupera i dati dall'origine dati e li rende disponibili per il resto del codice di formattazione. Dopo aver inserito la clausola più interna, usa i tasti CTRL-F9 per racchiudere l'istruzione tra parentesi graffe.
Passo 2: Formatta i Dati
Inserisci un segno uguale ("=") prima dell'istruzione inserita al Passo 1. Questo dice alla funzione Stampa Unione che l'istruzione include un operatore. Poi inserisci il resto del codice di formattazione, *100 # "#0.00%", immediatamente dietro la parentesi graffa destra dell'istruzione interna. Questa clausola moltiplica il valore unito per 100 (per spostare il decimale), formatta il valore come percentuale a due decimali e visualizza il segno di percentuale. A questo punto, il campo di unione dovrebbe essere ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0.00%". Usa CTRL-F9 per racchiudere l'intera istruzione tra parentesi graffe e attivarla.
Unione di Date
Per unire una data da Excel nel formato M/g/a, per esempio 15/6/2015, non hai bisogno di formattazione speciale. Questo formato di data si unisce così com'è. Tuttavia, se desideri visualizzare la data in qualsiasi altro formato, come 15 giugno 2015, sono necessari alcuni codici di formattazione.
Per unire un campo data e visualizzarlo come giorno, mese, anno, il codice di formattazione è "@ "MMMM g, aaaa", dove "@" indica un formato data e " MMMM g aaaa" indica il mese in testo, il giorno senza zero iniziale e l'anno come numero a quattro cifre.
Suggerimento
Quando formatti date in una Stampa Unione, i segnaposto e i codici di formato per il mese usano una "M" maiuscola. La "m" minuscola è usata per rappresentare i minuti.