Come usare le etichette Avery 5160 su Excel

Le etichette Avery sono un noto prodotto standard per ufficio, e le etichette 5160 (tra le altre dimensioni) sono compatibili con i prodotti Microsoft. Puoi stampare etichette Avery da Excel, ma il processo richiede infine una stampa unione per categorizzare i campi delle etichette e importarli in un formato etichetta.

Durante il processo di stampa unione, imposti colonne di dati in Excel e poi abbini quelli con i campi di formattazione in Microsoft Word. Il processo non è complicato, ma richiede tempo per impostare la formattazione correttamente. Grandi elenchi di contatti o altre forme di dati in Excel richiedono più tempo per completare.

L'alternativa a usare Excel con Word è digitare manualmente ogni etichetta o eseguire una stampa unione tramite un altro programma compatibile come Microsoft Outlook. L'opzione Microsoft Outlook è attraente solo se usi già il servizio come gestore di posta.

Le etichette Avery sono standard nella formattazione etichette di Microsoft Word, e il dimensionamento è già memorizzato in un preset, rendendole una scelta eccellente per il processo di etichettatura. Altri marchi comuni di etichette e layout sono anche memorizzati nella formattazione etichette per Microsoft.

Modi per usare Excel per le etichette

Prima di saltare in Excel e usare il programma per ospitare i tuoi dati, considera se Excel è l'uso migliore per la tua situazione particolare. Se stai facendo un piccolo numero di etichette — sotto 100 con informazioni minime, per esempio — digitare le informazioni direttamente in un documento Word formattato per etichette è un'opzione migliore. Questo è particolarmente vero per una lista a uso singolo.

Excel è ideale per ospitare una grande quantità di informazioni come un elenco contatti con nome, indirizzo e altre informazioni per centinaia o anche migliaia di persone. Liste che crescono e si evolvono perpetuamente sono facili da gestire in Excel.

La cartella di lavoro Excel non è una buona scelta per stampare etichette per la lista gestita, ma la formattazione rende facile spostare i dati in altri programmi e formati. Per esempio, puoi caricare un elenco contatti su un gestore email da Excel facilmente.

Usa Excel se l'informazione è importante e vedrà un uso continuo. Altrimenti, considera di digitare manualmente le informazioni direttamente in un documento Word.

Formattazione per stampare etichette Avery

In Excel, formatta i campi delle etichette usando intestazioni di colonna. Per esempio, intesta ogni colonna con un campo specifico come nome, cognome, indirizzo, città, provincia, CAP, indirizzo email e qualsiasi altra informazione mantieni sui contatti. Impostare una colonna per ogni set specifico di dati è importante quando arriva il momento di formattare le etichette.

Ogni riga corrisponde a un singolo contatto o set di dati. Usare un'intestazione di colonna per ogni pezzo di informazione massimizza la tua capacità di posizionare dove l'informazione si trova sulle etichette più tardi quando usi il processo di stampa unione. A questo punto, salva il foglio di lavoro Excel ed esci dal programma. Poi, apri Microsoft Word per eseguire la stampa unione e infine stampare le etichette.

Formattare le etichette in Word

Vai alla scheda Corrispondenza nel nuovo documento Word e seleziona l'opzione Avvia stampa unione. Seleziona Etichette e clicca Opzioni etichette. È qui che formatti il documento Word per le etichette Avery 5160.

Scegli stampante a modulo continuo o a fogli singoli in base al modello che usi. Sotto le opzioni stampante ci sono le opzioni etichette. Seleziona il menu a tendina per visualizzare i fornitori e seleziona Avery da questa lista.

Un altro elenco genera con tutti gli stili di etichette Avery. Clicca le etichette modello 5160 e seleziona OK. Il documento Word dimensiona le etichette per adattarsi alla spaziatura e al design esatti necessari.

Ora, clicca File e seleziona l'opzione Avanzate per connettere Excel a Word. Spunta la casella Conferma conversione formato file e seleziona OK. Torna a Corrispondenza e clicca Seleziona destinatari per individuare il tuo file Excel. Seleziona il file per unire le informazioni con Word.

Formatta il modo in cui i tuoi dati dovrebbero apparire sulle etichette nelle impostazioni di Corrispondenza. Usa lo stile <<nome>> per disporre le informazioni. Questo correla con le colonne che hai creato prima in Excel. Puoi configurare queste informazioni in qualsiasi modo tu voglia.

Un'etichetta indirizzo tipicamente ospita nome, indirizzo, città, provincia e CAP. Puoi anche aggiungere un nome azienda o qualsiasi campo personalizzato finché esiste in una colonna Excel. Formatta ogni intestazione di colonna nel modo esatto in cui vuoi che appaia. Questo include la spaziatura tra le parole e la riga su cui esiste.

Regola anche le impostazioni del font in questa area. Usare il font predefinito mappato da Excel va bene, ma lo stile personalizzato è un'opzione facile per le etichette. Fai solo un'anteprima di stampa dopo l'unione per assicurarti che il font e la dimensione del testo si adattino all'etichetta.

Stampa unione etichette e stampa

Ora le etichette Avery sono formattate e le informazioni sono connesse. Clicca Abbina campi sotto Corrispondenza e assicurati che le intestazioni di colonna da Excel corrispondano alla formattazione <<nome>> che hai usato prima. Se tutto corrisponde, vai avanti. Se no, usa i menu a tendina per regolare finché tutti i campi non corrispondono. Questo mappa le colonne Excel alle etichette.

Clicca Completa e unisci sotto la scheda Corrispondenza per completare il processo. Clicca Stampa per inviare il lavoro alla stampante. Metti le etichette Avery nel vassoio della stampante prima di eseguire la funzione di stampa.

Inoltre, fai un'anteprima di stampa per ricontrollare allineamento e spaziatura e individuare eventuali errori. Etichette e inchiostro stampante sono costosi, e ricontrollare il file assicura che non devi stampare più di una volta.

Scorciatoia Microsoft Outlook

Un'alternativa esiste per eseguire una stampa unione tra Excel e Word. L'opzione Outlook è specifica per elenchi contatti, ma offre un metodo facile per caricare contatti da Excel nel gestore contatti Outlook.

Se mantieni contatti email con qualcuno nella lista, questa funzione è particolarmente utile. Entra in Outlook e scegli Aggiungi contatti e seleziona Da file. Puoi usare Excel o un file CSV standard per ottenere lo stesso risultato. Seleziona il file e importa tutto nel gestore Outlook.

Ora, eseguire una stampa unione in Word è un processo molto più breve. Seleziona tutti i contatti desiderati usando il comando da tastiera Maiusc+Ctrl per evidenziare più contatti.

Vai alla scheda Home in Outlook e scegli Stampa unione seguito da Solo contatti selezionati. Scegli i campi contatti che vuoi sulle etichette o clicca Tutti i campi contatti per trasferire tutto. Scegli Nuovo documento e seleziona il tipo di documento. Etichette postali è la selezione più ovvia nell'elenco.

Questa azione attiva l'apertura di un documento Word, e tutte le informazioni di contatto sono mappate e pronte. Devi ancora usare Word per selezionare lo stile etichetta Avery, ma il processo è lo stesso elencato sopra.

Se sei prudente, entra nella sezione Scrivi e inserisci campi in Word per ricontrollare la mappatura. Puoi anche fare un'anteprima di stampa per assicurarti che tutto sia disposto correttamente e pronto per la stampa. Altrimenti, sei pronto e puoi stampare le etichette velocemente usando il processo di stampa unione Outlook.