Come configurare Outlook per GTD (Getting Things Done)
Potete integrare la metodologia Getting Things Done di David Allen con Microsoft Outlook 2013 usando categorie, flag di follow-up e priorità. Sebbene possiate configurare manualmente Outlook sul vostro PC per implementare la metodologia GTD, diversi componenti aggiuntivi di Outlook offrono strumenti avanzati di integrazione GTD. Potete creare attività direttamente dagli altri elementi di Outlook, come email e appuntamenti, e poi assegnarli a progetti e liste d'azione per aiutarvi a processare la vostra casella di posta in modo più efficiente.
Configurazione manuale di Outlook per GTD
Passaggio 1
Inserite ciascuno dei vostri progetti in Outlook come categorie in modo da poter associare elementi a progetti specifici. Fate clic destro su un'email, un appuntamento o un'attività, cliccate "Categorizza" e poi "Tutte le categorie". Cliccate il pulsante "Nuova…". Aggiungete il nome di ogni progetto e assegnate un colore.
Passaggio 2
Convertite altri elementi di Outlook in attività man mano che richiamano la vostra attenzione. Ad esempio, potete convertire un messaggio email in un'attività. Trascinate un appuntamento, un messaggio di posta, un contatto o una nota su "Attività" nel riquadro di spostamento per creare automaticamente una nuova attività dal contenuto dell'elemento.
Passaggio 3
Assegnate flag e priorità alle vostre attività. Aprite un'attività e poi cliccate i comandi nel gruppo Follow Up della scheda Home in Attività per aggiungere un flag. Cliccate il pulsante "Priorità" nel gruppo Tag per contrassegnare un elemento come "Importanza alta". Potete usare questo indicatore per marcare i vostri elementi d'azione seguendo la metodologia GTD.
Passaggio 4
Visualizzate la vostra lista attività per progetto, data o importanza. Cliccate "Attività" nel riquadro di spostamento. Cliccate la scheda "Visualizza". Selezionate dalle opzioni di visualizzazione disponibili nella casella a discesa nel gruppo Disposizione. Ad esempio, selezionate "Categorie" per disporre le attività per progetti, "Data inizio" o "Data scadenza" per disporle per data, o "Priorità" per disporle per priorità.
Utilizzare l'add-in NetCentrics GTD per Outlook
Passaggio 1
Scaricate e installate la versione di prova gratuita dell'add-in Getting Things Done per Outlook di NetCentrics. Questo add-in è progettato per semplificare la vostra capacità di processare gli elementi di Outlook seguendo la metodologia di David Allen.
Passaggio 2
Selezionate dalle azioni chiave nella barra degli strumenti NetCentrics per processare i vostri elementi di Outlook in attività. Ad esempio, selezionate una di queste azioni dal gruppo Getting Things Done della scheda Home: "Azione", "Prossima azione", "Delega", "Differisci" o "Un giorno". Quando selezionate uno di questi comandi da un elemento di posta, un'attività viene archiviata nella rispettiva cartella e l'azione viene assegnata all'attività.
Passaggio 3
Gestite tutti i vostri progetti in corso usando Project Central. Cliccate il pulsante "Project Central" nel gruppo Getting Things Done della scheda Home. Potete usare questa finestra per aiutarvi a organizzare le attività in progetti specifici.
Passaggio 4
Generate un report di progetto. Cliccate il pulsante del menu "Progetto" in Project Central e poi cliccate "Crea report…". Selezionate le opzioni da includere nel report. Ad esempio, selezionate "Data scadenza" dal menu a discesa "Ordina attività per". Cliccate "OK" per generare il report. Cliccate il pulsante Stampa per stampare il report — è etichettato con un'icona che ricorda una stampante.
Utilizzare l'add-in TaskCracker per Outlook
Passaggio 1
Scaricate e installate la prova gratuita di 30 giorni di TaskCracker per Outlook. TaskCracker vi aiuta a organizzare i vostri elementi di Outlook usando una rappresentazione visiva delle vostre attività e progetti con un'interfaccia drag-and-drop.
Passaggio 2
Cliccate sul comando "Apri TaskCracker" nel gruppo Apri della scheda TaskCracker. In alternativa, potete cliccare "TaskCracker" in basso nel riquadro Cartelle a sinistra.
Passaggio 3
Organizzate le vostre attività in base alla priorità. Cliccate su un'attività, trascinatela in un altro quadrante all'interno dello schermo di TaskCracker e rilasciatela per assegnare l'attività a quella priorità. Potete usare questo metodo per assegnare rapidamente azioni alla vostra lista attività senza dover aprire ogni singola attività.