Come creare registri di formazione in Microsoft Access

Microsoft Access è il software per database incluso nella suite Microsoft Office. I datori di lavoro lo usano comunemente per gestire i registri dei dipendenti grazie alla sua interfaccia point-and-click per la gestione dei database. Per tenere traccia dei registri di formazione con Access, crea una tabella per i registri dei dipendenti e una separata per i codici di formazione. Collega il database e aggiorna i registri tramite le maschere di Access ogni volta che un dipendente completa un nuovo modulo formativo. Esegui regolarmente il backup dei registri per evitare perdite di dati.

Passaggio 1

Avvia Microsoft Access. Fai clic su "Start", "Tutti i programmi", "Microsoft Office Suite", "Access".

Passaggio 2

Crea un database per i registri di formazione. Fai clic sull'icona "Nuovo" dalla barra degli strumenti. Seleziona "Database vuoto". Scegli una posizione, dai un nome al database e fai clic su "Crea".

Passaggio 3

Crea la tabella dei dipendenti. Fai clic su "Oggetto", "Tabella", "Nuovo". Fai doppio clic su "Creazione tabella guidata". Segui le istruzioni per creare una tabella chiamata "dipendente" con i seguenti campi: "chiave_dipendente" (intero), "nome_dipendente" (40 caratteri), "chiavi_formazione" (testo). Le chiavi di formazione saranno una serie di interi, ma etichettarle come testo offre spazio quasi illimitato per più chiavi. Se i registri sono solo livelli (es. livelli 1-5), la chiave può essere un intero.

Passaggio 4

Crea la tabella della formazione. Fai clic su "Oggetto", "Tabella", "Nuovo". Fai doppio clic su "Creazione tabella guidata". Crea una tabella chiamata "formazione" con i campi: "chiave_formazione" (intero), "nome_formazione" (40 caratteri), "descrizione_formazione" (testo).

Passaggio 5

Crea una maschera per aggiungere dipendenti alla tabella dipendenti. Fai clic su "Oggetti", "Maschere", "Nuovo". Parte la creazione guidata maschere. Assegna un nome, es. "aggiungi dipendenti". Segui le istruzioni. Quando richiesto, seleziona la tabella "dipendente". Lascia che la maschera selezioni automaticamente "chiave_dipendente". Usa la creazione guidata per creare i campi per nome dipendente e formazione. Questo metodo permette di inserire i registri formativi quando aggiungi il dipendente al database.

Passaggio 6

Crea una maschera per aggiungere formazioni alla tabella formazione. Fai clic su "Oggetti", "Maschere", "Nuovo". Assegna un nome, es. "aggiungi formazione". Segui la creazione guidata. Seleziona la tabella "formazione". Lascia la selezione automatica di "chiave_formazione". Crea campi per "nome_formazione" e "descrizione_formazione".

Passaggio 7

Crea una maschera per aggiungere formazioni al registro del dipendente. Fai clic su "Oggetti", "Maschere", "Nuovo". Assegna un nome, es. "aggiungi formazione dipendente". Seleziona sia la tabella "formazione" che "dipendente". Crea un campo per modificare "chiavi_formazione" nella tabella dipendenti, permettendo solo chiavi presenti nella tabella formazione.

Passaggio 8

Salva tutte le impostazioni del database. Fai clic su "File", "Salva".