Come gestire le fatture con Excel usando modelli predefiniti

Excel include modelli pronti per il tracciamento fatture (emesse/ricevute, scadenze, pagamenti, importi, clienti/fornitori). Sono il punto di partenza ideale per piccole imprese, liberi professionisti, amministrazione condominiale.

Creare il registro fatture da modello (Excel 2016/2019/2021/365)

1. Apri Excel. File > Nuovo.
2. Nella casella di ricerca modelli online digita: "registro fatture", "invoice tracker", "fatture", "gestione fatture".
3. Seleziona un modello (es. "Registro fatture semplici", "Gestione fatture clienti", "Contabilità base"). Clicca Crea (scarica e apre).
4. Il modello include fogli/tabelle con colonne tipiche:
   • Fatture emesse (vendite): Numero, Data, Cliente, P.IVA/CF, Imponibile, IVA, Totale, Scadenza, Stato (Pagata/In scadenza/Scaduta), Data pagamento, Metodo, Note.
   • Fatture ricevute (acquisti/costi): Numero, Data, Fornitore, P.IVA, Categoria spesa, Imponibile, IVA, Totale, Scadenza, Stato, Data pagamento, Deducibilità.
   • Dashboard/Riepilogo: Totali mensili/annuali, IVA a debito/credito, scaduti, grafici andamento.
5. Compila con i tuoi dati. Usa Convalida dati (Dati > Convalida dati) per colonne "Stato" (elenco: Pagata, In scadenza, Scaduta), "Metodo" (Bonifico, Contanti, Carta, RID), "Categoria spesa".
6. Aggiungi formattazione condizionale (Home > Formattazione condizionale) per evidenziare: scadute (rosso), in scadenza 7gg (arancione), pagate (verde).
7. Salva come .xlsx (es. Registro_Fatture_2024.xlsx). Fai backup regolari (OneDrive, Google Drive, chiavetta).

Automatizzazioni utili (senza VBA)

• Tabella strutturata (Ctrl+T): Trasforma range in Tabella Excel: si espande auto, formule si copiano, filtri automatici, riferimenti strutturati leggibili ([@Totale]).
• Funzioni: SOMMA.SE, CONTA.SE, MEDIA.SE per totali per cliente/mese/stato. GIORNI o OGGI()-Scadenza per giorni alla scadenza. SE per stato automatico: =SE(OGGI()>Scadenza;"Scaduta";SE(Data_Pagamento<>"";"Pagata";"In scadenza")).
• Tabella pivot: Inserisci > Tabella pivot per analisi multidimensionale (Totali per Cliente x Mese, per Categoria x Trimestre).
• Slicer (Segmentazione dati): Filtri visuali cliccabili per Tabella/Tabella pivot (Anno, Mese, Cliente, Stato).

Modelli avanzati / Alternative

• Microsoft 365: modelli premium su create.microsoft.com.
• Vertex42, Smartsheet, Template.net: modelli gratuiti/a pagamento più sofisticati.
• Per esigenze complesse (fatturazione elettronica XML, integrazione SDI, prima nota, bilancio): software dedicato (Fatture in Cloud, Danea, TeamSystem, QuickBooks, Xero, Wave).