Come stampare buste da Word usando dati di Excel
Invece di scrivere a mano busta dopo busta in Word 2013, configura un modello di busta contenente il tuo indirizzo mittente e carica un foglio Excel contenente gli indirizzi da usare. Con pochi passaggi per importare i dati, Word produce una busta per ogni destinatario della tua mailing list.
Passaggio 1
Premi "Buste" sulla scheda Corrispondenza in Word per avviare un nuovo progetto busta. Compila il tuo indirizzo mittente se vuoi usarlo, ma lascia vuoto l'indirizzo destinatario.
Passaggio 2
Premi "Opzioni" e imposta il formato busta sulla scheda Opzioni busta. Le opzioni includono anche impostazioni di carattere e margini. Word sceglie automaticamente una direzione di inserimento buste basandosi sul modello della stampante, ma se devi cambiare l'inserimento, apri la scheda Opzioni stampa.
Passaggio 3
Clicca "Aggiungi al documento" per creare il modello di busta. Se hai inserito un nuovo indirizzo mittente, scegli se impostarlo come predefinito per usi futuri.
Passaggio 4
Posiziona il cursore nella casella di testo dell'indirizzo destinatario nella metà inferiore della busta. Non vedi la casella finché non la clicchi, ma un clic in qualsiasi punto della casella l'attiva correttamente. Premi "Seleziona destinatari" sulla scheda Corrispondenza e scegli "Usa un elenco esistente" per caricare il tuo file Excel e avviare una stampa unione. Se hai seguito le istruzioni finora, non devi cliccare il pulsante "Avvia stampa unione" in nessun momento.
Passaggio 5
Scegli quale foglio di lavoro o tabella nella cartella di lavoro Excel contiene i tuoi indirizzi se il file ha più opzioni. Scegli se la prima riga contiene intestazioni, come "Nome" e "Indirizzo", e premi "OK".
Passaggio 6
Clicca "Blocco indirizzo" per configurare come appaiono gli indirizzi sulle buste. Scegli opzioni di formattazione sul lato sinistro della finestra per regolare l'anteprima. Se l'anteprima manca di informazioni dal tuo file Excel, premi "Corrispondenza campi" per assegnare parti di ogni indirizzo a colonne specifiche del foglio di calcolo.
Word è abile nell'interpretare i dati degli indirizzi in Excel, anche se non li dividi in colonne "Città", "Provincia", "CAP" e altre. Tra il rilevamento automatico di Word e le opzioni Corrispondenza campi, di solito non serve modificare il file Excel per farlo funzionare in Word.
Passaggio 7
Premi "Anteprima risultati" per visualizzare un esempio della prima busta, e usa le frecce o i pulsanti "Trova destinatario" nella sezione Anteprima risultati per controllare altre buste. Non devi guardare ogni voce prima di stampare — assicurati solo che il formato generale sia corretto. Clicca il pulsante "Completa e unisci" e scegli "Stampa documenti" per stampare. Se preferisci salvare il layout delle buste, indirizzi inclusi, scegli "Modifica singoli documenti".
Passaggio 8
Seleziona "Tutti" per stampare una busta per ogni indirizzo, o specifica un intervallo di voci, nell'ordine del tuo elenco Excel. Scegli "Record corrente" per stampare la sola busta sullo schermo.
Suggerimento
Se non vuoi usare tutti gli indirizzi nei tuoi dati Excel, premi "Modifica elenco destinatari" dopo aver caricato il file Excel. Deseleziona singoli indirizzi per escluderli, o scegli "Filtra" per usare indirizzi che corrispondono a una caratteristica specifica, come tutti gli indirizzi con "RM" nella colonna "Provincia".
Non serve usare un modello particolare in Excel perché Word importi gli indirizzi, ma se stai creando una mailing list da zero, risparmia tempo partendo da un modello di elenco indirizzi. In Excel 2013, clicca "File", "Nuovo" e cerca "indirizzo" per trovare diverse opzioni.
Avvertenza
Se non hai mai stampato buste prima, fai una stampa di prova con solo il tuo indirizzo mittente — usando "File" e "Stampa" — prima di caricare i dati Excel. Se esce nella direzione sbagliata, cambia la direzione di inserimento nelle opzioni di stampa buste.