Come stampare etichette usando Word

Da molto tempo, Microsoft Word include modelli per fogli di etichette stampabili così come per documenti comuni come le lettere. Con layout di etichette per i vari fornitori, Word può stampare una singola voce su una particolare etichetta o produrre un intero foglio di etichette tutto insieme.

Se hai un elenco di contatti nella rubrica di Outlook o in un foglio di calcolo Excel o database Access, Unione stampa può importare le informazioni per creare una serie di etichette automaticamente. In alternativa, puoi creare il tuo elenco di indirizzi direttamente in Word durante Unione stampa. L'Unione stampa di Microsoft non è magia, ma può funzionare quasi alla stessa velocità.

Ovviamente, Unione stampa include tonnellate di vantaggi per le case di spedizione e le grandi aziende che conducono mailing di massa. Ma è molto utile anche per la gente comune. Se non hai più bisogno di scrivere a mano ogni indirizzo sulla busta, la tua famiglia potrebbe tornare nello spirito di inviare bellissime cartoline natalizie (cartacee) ogni dicembre. Se aiuti a gestire il PTA locale o un gruppo scout, Unione stampa potrebbe tornare molto utile per inviare volantini.

Come funziona Unione stampa

Ci sono tre documenti coinvolti in un'unione stampa. Quando si tratta di etichette, il documento principale è quello che usi per impostare il layout, incluso un logo aziendale o il tuo indirizzo mittente sulle etichette di spedizione, se vuoi includerli. Il tuo elenco di indirizzi, che contiene gli indirizzi da stampare sulle etichette, è l'origine dati. Questi due documenti, combinati, producono le etichette degli indirizzi. Ecco un diagramma:

Ci sono alcuni "intoppi" inaspettati.

Se stai usando Excel, Outlook o Access come origine dati, ad esempio, devi rispettare certe regole che potrebbero non essere immediatamente ovvie. Per esempio, quando usi un foglio di calcolo Excel, devi assicurarti che la colonna per i CAP o codici postali sia formattata come testo in modo da non perdere gli zeri.

Inoltre, non puoi usare i tuoi contatti Outlook come origine dati a meno che tu non abbia impostato Outlook come programma email predefinito.

Può essere più semplice usare semplicemente Word come origine dati, specialmente se hai esperienza con Word ma non sei esperto degli altri strumenti di produttività office di Microsoft.

Ecco come puoi creare e stampare rapidamente etichette di indirizzo di base nella maggior parte delle edizioni di Word, tutto all'interno di Word, senza passare attraverso la più lunga procedura guidata Unione stampa passo-passo.

Passo 1. Prepara il documento principale per le etichette

In Word, vai al menu File. Seleziona Nuovo documento e poi Documento vuoto.

Nella scheda Corrispondenza, vai al gruppo Avvia unione stampa e scegli Avvia unione stampa, Etichette. Nella finestra di dialogo Opzioni etichette, spunta se prevedi di usare una stampante a modulo continuo o a fogli singoli.

Poi sotto Informazioni etichetta, scegli il tuo fornitore di etichette e il numero di prodotto che corrisponde al pacchetto di etichette che userai. Premi OK.

Passo 2. Imposta l'elenco indirizzi in Word

Vai a Seleziona destinatari e scegli Digita un nuovo elenco.

Nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi che appare, digita le informazioni per ogni membro del tuo elenco indirizzi in ogni colonna come appropriato. (L'abbiamo fatto qui sotto con un breve elenco di personaggi di fantasia.)

Usa il tasto Tab per passare da una colonna all'altra o avanzare alla riga successiva nella tabella. Per creare una nuova riga nella tabella, scegli Nuova voce o premi ALT+N.

Una funzione facile da usare chiamata Personalizza colonne ti dà molta flessibilità sulle informazioni da includere nelle tue etichette di indirizzi. Come indicato sotto, puoi rimuovere colonne come Titolo o Indirizzo riga 2. Potresti anche rimuovere numeri di telefono e indirizzi email, poiché non sono comunemente necessari sulle etichette di indirizzi.

Anche in Personalizza colonne, puoi aggiungere nuove colonne, rinominare colonne esistenti o cambiare l'ordine delle colonne nell'elenco. Dopo aver fatto tutte le modifiche che vuoi alle colonne, scegli OK.

Quando hai finito di aggiungere tutte le persone che vuoi al tuo elenco, clicca OK.

Nella finestra di dialogo Salva elenco indirizzi, dai un nome al tuo nuovo file, e poi scegli Salva.

Dopo aver aggiunto tutti gli indirizzi al tuo elenco indirizzi, alla fine avrai un elenco di Destinatari unione stampa che sembra un po' come questo:

Passo 3. Aggiungi gli indirizzi alle tue etichette

Word non sa necessariamente come vuoi che siano progettate le tue etichette. Nel prossimo passo, vai a Blocco indirizzi per definire dove gli indirizzi dovrebbero apparire sulle etichette.

Dopo aver selezionato Blocco indirizzi, clicca OK. Word inserirà il blocco indirizzi nella prima etichetta di indirizzo sulla pagina. Dopo quello, seleziona Aggiorna tutte le etichette per replicare la rubrica su tutte le etichette in tutta la pagina.

Passo 4. Anteprima e stampa le tue etichette

Nella pagina Anteprima risultati, dovresti vedere un'anteprima di tutti gli indirizzi sulla pagina.

Se tutto sembra a posto, vai a Completa e unisci per stampare le tue etichette. Se hai incontrato intoppi, o se hai deciso che vuoi etichette dall'aspetto più elaborato, torna al menu File e inizia un nuovo Documento vuoto.

Torna al gruppo Avvia unione stampa, questa volta selezionando la procedura guidata - quella in Unione stampa, ovviamente, non quella nel Paese di Oz di Dorothy.