Come Organizzare Verbali Riunioni con Word
Se pensate che "un comitato è un gruppo che tiene verbali e spreca ore", siete in buona compagnia da almeno il 1934 a oggi.
Nel mondo reale, però, tenere verbali dovrebbe farvi risparmiare ore: ore spese a ricordare chi ha deciso cosa, quando e perché. Quando tocca a voi scrivere e mantenere i verbali, prima determinate quali elementi servono, poi trovate o create un template che li includa.
Perché i Verbali Contano
I verbali danno trasparenza al processo decisionale e servono come registro importante delle decisioni. Rendono i membri responsabili dichiarando chiaramente le azioni concordate. Col tempo, sono risorsa per la storia dell'organizzazione, aiutando nuovi membri a mettersi in pari e offrendo una finestra sulla crescita. A seconda della complessità, i verbali possono essere sintesi concise o resoconti dettagliati.
Elementi di Verbali Efficaci
Indipendentemente da dimensioni dell'organizzazione o partecipanti, i verbali dovrebbero includere almeno:
- Data, ora ed elenco partecipanti
- Aggiornamento/riepilogo verbali precedente
- Ordine del giorno
- Registro decisioni o votazioni
- Dichiarazione chiara di action items ("cose da fare")
Se serve precisione e dettaglio, le Regole d'Ordine di Robert, usate come guida per riunioni, definiscono elementi e forme importanti.
Usare Template Word
Passo 1: Trovare Template Verbali
Selezionate File > Nuovo. Digitate "verbali" come termine di ricerca e premete Invio. La ricerca restituisce decine di template, 12 specifici per riunioni, alcuni "formali", "informali" o per organizzazioni come PTA. Per verbali, restringete selezionando Riunione nella barra laterale destra.
Per questo esempio, cliccate Verbali riunione formale per considerare il set più completo di elementi, poi Crea per aprire un documento basato su questo template.
Passo 2: Verificare Contenuto Template
Analizzate il template e considerate gli elementi per le vostre esigenze. Per riunioni informali, potreste sostituire "Convocazione" con sezione più semplice (data, luogo, ora) o "Appello nominale" con semplice elenco partecipanti.
Passo 3: Sostituire Campi Segnaposto
Sostituite i campi di testo con contenuti rilevanti cliccando due volte sul testo segnaposto e digitando. Esempio: cliccate "Questione aperta/riassunto discussione" e inserite il vostro testo.
Molti template, incluso questo, contengono campi per dati come nome organizzazione, cariche o elementi comuni. Dopo aver inserito testo in un campo, questo popola tutte le istanze: es. "Nome segretario" diventa "Benjamin Franklin" ovunque.
Passo 4: Registrare Discussioni e Decisioni
Dopo ogni punto, dettagliate punti importanti della discussione e decisione finale o azione richiesta. Considerate sottotitoli "Discussione" e "Azione" per assicurarvi di coprire i punti salienti.
Suggerimento
La maggior parte dei template usa stili Word. Gli elementi numerati sotto "Questioni aperte" e "Nuovi affari" hanno stile "Elenco numerato". Premendo Invio aggiungete un'altra riga numerata. Per aggiungere contenuto sotto senza nuova numerazione, cambiate stile in Normale nel gruppo Stili e aumentate rientro con Aumenta rientro in Paragrafo.
Creare il Proprio Template Verbali
Usare un template pronto è più veloce, ma potete crearne uno vostro e riutilizzarlo.
Passo 1: Nuovo Documento e Titolo
Aprite Word, selezionate Titolo 1 dal gruppo Stili scheda Home e inserite nome organizzazione.
Passo 2: Creare Segnaposto Sezioni Principali
Aggiungete segnaposto per sezioni principali, applicando Titolo 2 se desiderato. Queste devono riflettere i requisiti della vostra organizzazione ed essere coerenti tra riunioni.
Applicate stili Word come necessario. Per applicare stile elenco puntato a voci agenda, aprite barra laterale Stili cliccando l'icona freccia nel gruppo Stili, trovate e selezionate uno stile.
Suggerimento
Salvate come template dopo aver creato sezioni principali o aggiunto dati comuni (partecipanti, cariche). File > Salva con nome > Computer per salvare localmente. La cartella non importa perché salvare come template la sovrascrive.
Da "Salva come tipo" selezionate Modello Word (*.dotx) per salvare come file DOTX. Word lo salva automaticamente in Modelli personalizzati. Per usarlo dopo: File > Nuovo > Personale.
Passo 3: Registrare Eventi Riunione
Inserite i dettagli sotto ogni sezione. Affrontate ogni punto emerso che aiuterebbe a chiarire decisioni se il comitato o altri dovessero rivedere la storia.
Non c'è un modo unico per organizzare verbali. Qui abbiamo separato agenda dalla discussione, ma potete combinarli.
Suggerimento
Premendo Invio dopo una riga con stile di solito continua lo stesso stile. Per tornare rapidamente a Normale, premete Invio due volte.