Come Registrare i Verbali di una Riunione Telefonica
I verbali (meeting minutes) permettono di avere un registro scritto di una riunione avvenuta. Includono documentazione dettagliata: presenze, argomenti discussi, feedback. In una riunione fisica usate occhi e orecchie. In una telefonica, non vedete gli altri: tutto si basa su ciò che sentite.
Occorrente
- Software per teleconferenza
- Cuffia telefonica (headset)
- Penna
- Carta
Istruzioni
Usate software per teleconferenza per registrare la riunione quando possibile. Registrando audio, potete riascoltare per catturare info perse nei vostri appunti. Software: Free Conference Call, No Cost Conference, Free Conference Pro.
Considerate una cuffia invece della cornetta per ascoltare. La cuffia libera le mani per scrivere. L'altoparlante (speakerphone) funziona ma la chiarezza è migliore su cuffia.
Chiedete a ciascuno di annunciare il nome quando entra nella riunione telefonica. Scrivete il nome e l'ora d'ingresso. Così documentate un elenco presenze accurato. Se qualcuno arriva in ritardo e la riunione è iniziata, prendete il nome alla fine per non interrompere.
Scrivete quanti erano presenti, puntuali e in ritardo. Chi non si è identificato prima dell'inizio è considerato in ritardo.
Annotate ora di inizio e fine della riunione telefonica.
Chiedete a chi parla di dire il nome quando interviene. Scrivete nome e commenti. È facile confondere le voci. Chiedendo al parlante di identificarsi, documentate accuratamente chi vota, commenta, suggerisce, dà feedback.
Documentate le azioni risultanti dalla riunione. Esempio: se a qualcuno è assegnato un compito, scrivete nome, dettagli e scadenza. Annotate anche accordi o disaccordi espressi.
Non allontanatevi dal telefono durante la riunione. Se vi allontanate, perderete info importanti da catturare nei verbali.
Assicuratevi che tutti gli appunti per i verbali siano dattiloscritti, non a mano, per garantire leggibilità agli altri partecipanti.
Inviare i verbali agli altri partecipanti entro 24-48 ore dalla riunione.