Come usare Outlook per programmare sale riunioni

In un ufficio affollato con più sale riunioni, può essere difficile tenere traccia di quali sale sono in uso e quando. Il calendario di Microsoft Outlook può programmare riunioni, appuntamenti ed eventi e anche eventi aziendali come la pianificazione delle sale. Puoi configurare un calendario per programmare tutte le sale, così il personale vede facilmente la disponibilità per qualsiasi ora e data.

Passaggio 1

Apri Microsoft Outlook. Clicca "Calendario" nel pannello Preferiti. Tasto destro su "Calendario" e seleziona "Nuovo calendario". Inserisci un nome, es. "Programmazione sale riunioni".

Passaggio 2

Clicca "Visualizzazione pianificazione" nella barra multifunzione. Tasto destro nel calendario e seleziona "Nuovo appuntamento".

Passaggio 3

Clicca "Categorizza" nella barra multifunzione e seleziona "Tutte le categorie". Evidenzia una categoria colore e clicca "Rinomina". Inserisci un nome, es. "Sala riunioni 1" o "Sala ingresso". Rinomina categorie aggiuntive, una per ogni sala. Clicca "OK".

Passaggio 4

Inserisci titolo riunione/evento nella casella Oggetto. Inserisci nome/numero sala nella casella Luogo. Inserisci data e ora inizio e fine utilizzo. Se la sala serve per più giorni, puoi cambiare anche la data fine.

Passaggio 5

Inserisci dettagli della riunione nella finestra principale. Puoi includere descrizione ed elenco partecipanti.

Passaggio 6

Clicca "Categoria" nella barra multifunzione e clicca la sala dove si terrà la riunione. Questo colora l'appuntamento sul calendario e differenzia facilmente tra più sale in uso contemporaneamente.

Passaggio 7

Clicca "Salva e chiudi" per chiudere l'evento sala e tornare al calendario.