Come mantenere sistemi di archiviazione cartacei ed elettronici

Un sistema di archiviazione è un metodo per organizzare documenti e pratiche per la conservazione. Un armadio o una scatola contiene le versioni cartacee, mentre un sistema elettronico conserva i dati su computer: email, documenti scansionati. Una volta impostato, è importante mantenerlo in ordine con informazioni aggiornate regolarmente. Per mantenere il sistema, dovrete creare una procedura per l'uso di entrambi.

Archiviazione cartacea

Passaggio 1

Etichettate ogni cartella, fascicolo, cassetto o scatola. Il titolo deve includere l'argomento della documentazione e la data di inizio. Ad esempio: "Ricevute Giugno 2010 - presente" o "Cartella Risorse Umane Febbraio 2008".

Passaggio 2

Create nuove cartelle, fascicoli, cassetti o scatole quando avete una nuova categoria di documenti da salvare, o quando quelli vecchi sono pieni. Usate la codifica a colori per differenziare anni o mesi.

Passaggio 3

Aggiungete i nuovi documenti alla cartella o cassetto più pertinente. Mettere documenti a caso rovinerebbe il sistema, perché l'informazione verrebbe cercata nel posto sbagliato. Se il sistema ordina alfabeticamente, continuate con questo metodo invece di cambiarne un altro.

Passaggio 4

Rimuovete annualmente documenti vecchi e non necessari. Man mano che aggiungete alle cartelle, alcune informazioni diventano irrilevanti e obsolete. Distruggetele e liberate spazio.

Archiviazione elettronica

Passaggio 1

Create cartelle o directory sul computer. Consolidate i dati regolarmente per evitare disorganizzazione. Avere diverse unità di rete o cartelle multiple con informazioni simili non è efficiente.

Passaggio 2

Eseguite backup regolari dei dati. Usate DVD, chiavette USB, dischi rigidi esterni o servizi esterni. Questo protegge i dati dalla perdita.

Passaggio 3

Proteggete i dati bloccando ogni file, concedendo accesso a utenti delegati o aggiungendo una password all'apertura. Questo previene abusi, frodi o accessi non autorizzati. Inoltre garantite che solo chi conosce il sistema lo usi.

Passaggio 4

Scrivete una procedura per l'uso del sistema di archiviazione elettronica. Incluse istruzioni passo-passo per trovare, consultare, categorizzare e archiviare i dati, così ogni utente opera allo stesso modo. Mantenetela aggiornata se perfezionate il sistema per evitare confusione.

Passaggio 5

Rivedete il sistema di archiviazione ogni due anni. Verificate che funzioni bene: efficacia, facilità di ricerca, organizzazione. Eliminate file indesiderati e riducete il disordine elettronico.

Suggerimento

Organizzate una giornata di formazione di gruppo per spiegare come funziona ogni sistema di archiviazione, così può essere gestito e mantenuto quotidianamente.

Chiedete feedback su come sviluppare il sistema per renderlo più user-friendly o meglio organizzato.