Come Inviare Promemoria e Attività in Outlook

Se stai per inviare un'email importante con Microsoft Outlook 2013, aggiungi un promemoria per te stesso per non dimenticare di controllare una risposta. Inoltre, puoi inviare un promemoria nell'email per assicurarti che il destinatario non dimentichi di rispondere. Le attività ti permettono di organizzare le cose da fare. Se fai parte di un team, puoi inviare attività ad altre persone. Outlook 2013 può inviare promemoria e attività di default; non serve installare componenti aggiuntivi.

Creare e Inviare Promemoria

Passaggio 1

Avvia Microsoft Outlook 2013 e clicca "Nuova email" per creare una nuova email. Componi l'email, clicca "Follow Up" nel gruppo Tag sulla scheda Messaggio e seleziona "Aggiungi promemoria". Appare la finestra Personalizzata.

Passaggio 2

Spunta "Segnaposto per me" per creare un promemoria per te. Seleziona il tipo di segnaposto dalla casella "Segnaposto per". Puoi scegliere "Follow up", "Per tua informazione", "Inoltra", "Nessuna risposta necessaria", "Leggi", "Rispondi", "Rispondi a tutti" o "Revisione". Seleziona la data di inizio dal box "Data inizio" e la scadenza da "Data scadenza". I segnaposto permettono di trovare velocemente email importanti; le email possono essere ordinate per stato segnaposto. Spunta "Promemoria" e seleziona data e ora dai due menu a tendina.

Passaggio 3

Spunta "Segnaposto per destinatari" e poi "Promemoria" per aggiungere un segnaposto e un promemoria anche per i destinatari. Seleziona il tipo di segnaposto da "Segnaposto per" e imposta data e ora del promemoria dai due menu a tendina. Clicca "OK" per aggiungere i promemoria all'email e poi "Invia" per inviare il messaggio.

Creare e Inviare Attività

Passaggio 1

Clicca "Attività" in basso a sinistra nella finestra Outlook 2013 e poi "Attività" per vedere tutte le tue attività. Le attività possono essere ordinate per oggetto, scadenza, categoria o segnaposto.

Passaggio 2

Clicca "Nuova attività" nel gruppo Nuovo sulla scheda Home, poi clicca "Assegna attività" nel gruppo Gestisci attività sulla scheda Attività.

Passaggio 3

Digita il nome o indirizzo email della persona a cui vuoi assegnare l'attività nella casella "A". Digita un nome significativo per l'attività nella casella "Oggetto".

Passaggio 4

Seleziona data inizio e scadenza per l'attività dalle caselle "Data inizio" e "Data scadenza". Seleziona una priorità dalla lista "Priorità". Puoi scegliere "Alta", "Normale" o "Bassa".

Passaggio 5

Seleziona lo stato dell'attività dalla casella "Stato". Puoi scegliere "Non iniziato", "In corso", "Completato", "In attesa di qualcun altro" o "Differito".

Passaggio 6

Spunta "Mantieni una copia aggiornata di questa attività nel mio elenco attività" se vuoi aggiungerla al tuo elenco e aggiornarla automaticamente. Spunta "Inviami un rapporto sullo stato quando questa attività è completata" se vuoi essere notificato quando il destinatario la completa.

Passaggio 7

Clicca "Invia" per inviare l'attività al destinatario. Clicca "Salva e chiudi" per salvare l'attività nel tuo elenco Attività e chiudere la finestra.

Suggerimento

Puoi avere promemoria sia per te che per i destinatari nella stessa email se "Segnaposto per me" e "Segnaposto per destinatari" sono entrambi spuntati.

Per rimuovere promemoria e segnaposto, apri l'email, clicca "Follow Up" e seleziona "Aggiungi promemoria". Deseleziona "Segnaposto per me" e "Segnaposto per destinatari" per rimuoverli. Per rimuovere solo i promemoria, deseleziona le caselle "Promemoria". Nota che non puoi avere un promemoria senza segnaposto.

Se vuoi inviare un'attività esistente, aprila e clicca "Assegna attività". Puoi modificarla prima di inviarla.

Puoi ripetere un'attività cliccando "Ricorrenza" nel gruppo Ricorrenza e scegliendo le opzioni appropriate.

Le attività ricorrenti rimangono nel tuo elenco, ma non si aggiornano. Tuttavia, puoi ricevere un rapporto di stato per ogni occorrenza completata se spunti "Inviami un rapporto sullo stato quando questa attività è completata".

Avvertenza

Fai attenzione quando invii promemoria con le email. Alcune persone potrebbero infastidirsi quando suona il promemoria, specialmente se sono al lavoro. Per aggirare il problema, aggiungi il segnaposto per il destinatario senza spuntare "Promemoria".

Non puoi assegnare un'attività a più persone. Tuttavia, puoi dividere la tua attività in più attività minori e assegnarne una a ogni persona.