Come inviare una richiesta di riunione su Microsoft Outlook
Poiché Microsoft Outlook integra email, calendario e contatti, inviare una richiesta di riunione può essere un compito piuttosto semplice. Basta inserire i nomi delle persone che inviti, l'ora e il luogo, e premere il pulsante Invia. Tuttavia, Microsoft ha inserito molte funzionalità aggiuntive in questo compito, che possono migliorare la tua richiesta di riunione, specialmente se il tuo ufficio usa Microsoft Exchange.
Passaggio 1
Avvia Outlook e clicca l'icona Calendario in basso nel menu di sinistra. Dalla scheda Home del Calendario, clicca l'icona Nuova riunione. Per creare una nuova riunione da qualsiasi punto di Outlook, puoi anche premere Ctrl-Maiusc-Q.
Passaggio 2
Inserisci i dettagli della riunione nei campi appropriati. Posiziona il cursore nel campo Oggetto e digita un nome per la riunione. Seleziona il campo Luogo e digita un indirizzo, edificio o stanza. Clicca nei campi Ora inizio e Ora fine e specifica gli orari di inizio e fine. In alternativa, seleziona la casella Tutto il giorno per eventi che durano 24 ore, dalla mezzanotte alla mezzanotte delle date specificate. Seleziona il campo Messaggio in basso nella finestra di dialogo se devi digitare un messaggio per gli invitati.
Se il tuo ufficio usa Microsoft Exchange, potresti avere anche un'opzione Sale, così puoi vedere se una stanza specifica è disponibile e prenotarla per la riunione.
Passaggio 3
Per inserire i nomi delle persone da invitare, seleziona il campo A. Se qualcuno non è già nei tuoi Contatti Outlook, puoi semplicemente inserire i loro indirizzi email. Per aprire la rubrica, clicca la scheda Riunione, seleziona Partecipanti e clicca Rubrica.
Il menu Partecipanti ti dà anche l'opzione di annullare una riunione programmata e specificare opzioni di risposta per i destinatari, inclusa la possibilità per i destinatari di proporre un orario diverso.
Passaggio 4
Clicca l'icona Programmazione appena sotto l'icona Riunione sotto la scheda Home se vuoi verificare che la riunione si adatti al tuo programma. I calendari dei destinatari potrebbero apparire se sei sulla stessa rete Exchange e hai il permesso di visualizzare i loro calendari.
Se sei un utente Exchange, clicca Assistente programmazione per trovare l'orario e il luogo migliori per incontrarsi in base agli orari dei destinatari e la disponibilità delle sale.
Passaggio 5
Clicca l'icona Opzioni sotto la scheda Riunione per selezionare come vuoi che l'orario della riunione appaia sul tuo calendario. Le opzioni aggiuntive qui ti permettono anche di impostare un promemoria per la riunione e specificare se sarà ricorrente o no, per impostare riunioni settimanali o mensili.
Passaggio 6
Clicca la scheda Revisione per controllare ortografia e grammatica nella richiesta di riunione. Nota che le opzioni aggiuntive qui ti danno la capacità di tradurre la richiesta in altre lingue, controllare i fusi orari e persino accedere a un thesaurus.