Come programmare una vacanza in Outlook

Con Microsoft Outlook 2013, blocca il tempo delle vacanze nel calendario semplicemente creando un appuntamento con te stesso. Se il tuo ufficio usa Microsoft Exchange, puoi personalizzare risposte automatiche che vanno solo alle persone della tua organizzazione, inviando un messaggio diverso a chiunque altro ti scriva mentre sei via. Se non usi Exchange, puoi comunque inviare risposte automatiche da Outlook, ma dovrai lasciare il computer acceso mentre sei assente.

Prenotare il tempo nel calendario

Passo 1

Apri il Calendario in Outlook 2013, trascina il cursore sui giorni delle vacanze e fai clic destro sul blocco evidenziato. In alternativa, clicca "Nuovo appuntamento" e inserisci ora di inizio e fine nei menu appropriati.

Passo 2

Digita "Vacanza!" o un altro titolo nel campo "Oggetto". Inserisci una località se vuoi nel campo "Luogo". "Hawaii" va sempre bene, anche se resti a casa a guardare Netflix.

Passo 3

Fai clic sulla casella "Mostra come" nel gruppo Opzioni sotto la scheda Appuntamento e seleziona "Fuori sede" per far vedere a chi ha accesso al calendario quando sarai via. Fai clic su "Salva e chiudi" per finalizzare i piani vacanza — almeno per quanto riguarda il Calendario Outlook.

Risposte automatiche con Exchange

Passo 1

Fai clic sul menu "File" in Outlook 2013 e seleziona "Risposte automatiche (Fuori sede)". Se l'opzione non è disponibile, non hai un account Microsoft Exchange. Si apre la finestra Risposte automatiche.

Passo 2

Fai clic su "Invia risposte automatiche". Nota che la scheda "All'interno dell'organizzazione" è selezionata.

Passo 3

Fai clic sul grande campo di testo e digita il messaggio da inviare a chiunque nella tua organizzazione mentre sei via. Normalmente dovrebbe includere la data di ritorno. Se qualcuno ti sostituisce, puoi includere i suoi contatti o i tuoi contatti d'emergenza. Usa le opzioni di formattazione sopra il campo per personalizzare come faresti con qualsiasi email.

Passo 4

Fai clic sulla scheda "All'esterno dell'organizzazione" se vuoi che Outlook risponda anche a chi non lavora nella tua azienda. Fai clic su "Rispondi automaticamente a persone esterne". Seleziona "Solo i miei contatti" o "Chiunque all'esterno". Il testo usato per le risposte interne appare automaticamente nel campo messaggio. Modificalo come desideri o cancellalo e scrivi un messaggio diverso.

Passo 5

Fai clic sui menu "Ora inizio" e "Ora fine" per selezionare data e ora di partenza e ritorno. Outlook invierà la risposta automatica in questo periodo.

Passo 6

Disattiva le risposte automatiche se torni prima cliccando "File" e poi "Disattiva" sotto l'opzione Risposte automatiche.

Risposte automatiche senza Exchange

Passo 1

Fai clic su "Nuova email" in Outlook 2013. Metti un titolo appropriato in "Oggetto", come "Assente questa settimana", poi scrivi un messaggio di fuori sede nel campo "Messaggio".

Passo 2

Seleziona "Salva con nome" dal menu File. Fai clic su "Salva come" e seleziona "Modello di Outlook". Di default il titolo è lo stesso dell'oggetto, ma puoi cambiarlo. Fai clic su "Salva".

Passo 3

Fai clic sul pulsante "Regole" nella scheda Home della barra multifunzione. Seleziona "Gestisci regole e avvisi". Si apre la finestra Regole e avvisi.

Passo 4

Fai clic su "Nuova regola". Si apre la Creazione guidata nuova regola. Fai clic su "Applica regola ai messaggi che ricevo" nella sezione "Parti da una regola vuota". Fai clic su "Avanti". Appare una lista di opzioni per filtrare chi deve o non deve ricevere il messaggio. Ad esempio, puoi specificare che il messaggio vada solo quando il tuo nome è nel campo "A" e non in "CC", o solo per messaggi ad alta importanza.

Passo 5

Seleziona le opzioni per determinare chi riceve o non riceve la risposta automatica. Se lasci le opzioni vuote, la risposta va a tutti. Fai clic su "Avanti".

Passo 6

Fai clic su "Rispondi usando un modello specifico" nella sezione Passo 1 e poi sul link "un modello specifico" nella sezione Passo 2. Si apre una finestra di navigazione. Fai clic su "Cerca in" e seleziona "Modelli utente nel file system", poi fai doppio clic sul modello di risposta automatica creato poco fa.

Passo 7

Fai clic su "Avanti", rivedi le scelte e clicca "Avanti" di nuovo. Fai clic su "Fine". Lascia Outlook in esecuzione sul computer. Se il computer va in sospensione, si spegne o Outlook viene chiuso, la risposta automatica non verrà inviata.

Passo 8

Tocca l'icona "Cerca" nella schermata Start di Windows 8.1, digita "sospensione" e seleziona "Impostazioni sospensione e alimentazione". Fai clic sul menu "Sospensione" e seleziona "Mai". Su un portatile, questa opzione è disponibile solo in "Quando collegato, spegni dopo".

Passo 9

Disattiva la risposta automatica al ritorno dalle vacanze tornando a "Gestisci regole e avvisi" dal pulsante Regole. Fai clic sul segno di spunta accanto alla regola per disabilitarla e clicca "Applica". Non dimenticare di ripristinare l'impostazione di sospensione del computer.

Suggerimento

Se il tuo ufficio usa Microsoft Exchange, puoi rendere un collega delegato per le tue email e il calendario mentre sei via. Fai clic sulla scheda "File" di Outlook 2013, seleziona "Impostazioni account", clicca "Accesso delegato" e poi "Aggiungi". Digita il nome del collega, selezionalo e clicca "Aggiungi". Puoi specificare cosa può fare il delegato, come accettare riunioni per tuo conto, nella finestra Autorizzazioni delegato. Il delegato potrà accedere al tuo account.