Vantaggi e svantaggi dell'automazione d'ufficio
L'automazione d'ufficio oggi si riferisce a molto più di una macchina da scrivere e una fotocopiatrice. L'informazione elettronica e digitale è il fulcro dell'automazione d'ufficio moderna. Può consistere in computer strettamente interni o, più probabilmente, include una rete digitale mondiale attraverso Internet e archiviazione cloud off-site. Man mano che avanzi nel 21° secolo, incontrerai sia benefici che svantaggi inerenti all'automazione d'ufficio in tutte le sue forme.
Risparmiare tempo e risorse aziendali
Dall'introduzione dell'automazione d'ufficio, l'attrezzatura ha permesso alle aziende di risparmiare tempo e denaro. Invece di aspettare che un documento raggiunga un cliente per posta, potevi inviarlo in pochi minuti via fax. Ora, i progressi informatici e Internet hanno reso le comunicazioni istantanee. Ogni volta che risparmi tempo, risparmi denaro. Non sei vincolato da limitazioni geografiche, risparmiando risorse spese in viaggi. Inoltre, anche se potresti ancora fare copie cartacee di molti documenti, l'archiviazione digitale ti permette di risparmiare tempo e denaro su carta e spazio di archiviazione.
Affidarsi all'automazione per l'accuratezza
Anche se è vero che una macchina è efficace solo quanto gli umani che l'hanno fatta e l'informazione ottenuta digitalmente è accurata solo quanto la persona che l'ha inviata, una volta risolti i bug dei programmi, sono infinitamente più affidabili degli umani. Esiste software per sommare numeri in fogli di calcolo e budget, per esempio, che trovano sempre il saldo corretto e non si basano sulle dita del contabile sulla calcolatrice. I modelli possono essere creati e usati più e più volte per evitare errori nella documentazione standard.
Quando l'automazione va storta, sei nei guai
Le aziende che si affidano esclusivamente all'automazione per operare e gestire i loro sistemi informativi possono andare nel panico quando quegli stessi sistemi falliscono. I costi per riparare o sostituire sistemi rotti possono essere esorbitanti. Non puoi semplicemente prendere una gomma e fare correzioni. Devi o impiegare tecnici per stare al passo con aggiornamenti e guasti software e hardware, o avere un servizio affidabile da chiamare all'ultimo momento. Poi c'è tutta la questione della riservatezza e sicurezza. Puoi mantenere segreti commerciali e dirlo solo a pochi individui fidati, ma se i dati finiscono sul Web, non c'è modo di riprenderli.
Gli utenti non sono sempre facili da cambiare
Mentre l'automazione d'ufficio continua a evolversi e incorpori nuove tecnologie nei tuoi sistemi per rimanere competitivo e redditizio, lo svantaggio è che devi riqualificare l'intero gruppo di utenti. Tutti, dalla segretaria all'impiegato ordini e dai clienti ai venditori che consegnano il tuo prodotto o servizio, devono imparare i nuovi sistemi. Molte persone non imparano facilmente i nuovi sistemi e altri sono testardi nel fare le cose come hanno sempre fatto. Quindi mentre hai le spese legate alla riqualificazione, hai anche gli atteggiamenti dei tuoi utenti finali da combattere.