Come impostare un elenco indirizzi in Excel

La natura interattiva delle applicazioni all'interno delle suite per la produttività d'ufficio come Microsoft Office crea opportunità per risparmiare tempo nelle attività ripetitive. Un elenco indirizzi Excel può essere condiviso con Outlook per la gestione dei contatti e l'invio di email massive, mentre lo stesso elenco può essere unito a Word per creare lettere tipo o etichette per indirizzi e archiviazione. Per garantire l'uso più flessibile del vostro elenco Excel, tenete a mente alcune buone pratiche.

Creazione dell'elenco indirizzi Excel

Passaggio 1

Aprite una nuova cartella di lavoro Excel e impostate i nomi dei campi per il vostro elenco nella Riga 1. Assicuratevi che ogni nome di campo sia univoco.

Passaggio 2

Inserite i dati nelle righe sotto i nomi dei campi per creare i record per ogni destinatario. Formattate le celle per larghezza colonna o a capo automatico secondo necessità. Le celle possono rimanere vuote dove le informazioni non sono disponibili. Quando l'inserimento dati è completo, nominate e salvate la cartella di lavoro facendo clic sulla scheda File e poi Salva.

Unione dati Excel con Word

Passaggio 1

Aprite Word con un nuovo documento vuoto. Fate clic sulla scheda Lettere, e poi Avvia stampa unione. Ci sono diverse opzioni per l'unione. Per questo esempio, selezionate Lettere.

Passaggio 2

Fate clic su Seleziona destinatari, Usa elenco esistente, e selezionate il file dell'elenco indirizzi Excel. Selezionate una tabella dalla finestra successiva. Tuttavia, con un semplice foglio di lavoro per elenco indirizzi, ci sarà solo una tabella definita. Selezionatela e fate clic su OK.

Passaggio 3

Scrivete la vostra lettera da unire come fareste per qualsiasi corrispondenza, omettendo le parti personalizzate, come indirizzi e saluti, ovvero tutto ciò che sarà unito dal vostro elenco indirizzi Excel. Navigate all'inizio della lettera e fate clic su Blocco indirizzo sulla barra multifunzione. Il lato destro dello schermo mostra come l'attuale formato del blocco indirizzo apparirà con i vostri dati inseriti. Il lato sinistro contiene opzioni di formato. Scegliete tra queste e fate clic su OK quando siete soddisfatti del risultato.

Passaggio 4

Ripetete il processo per la Riga saluto e qualsiasi altro dato usando il pulsante Inserisci campo unione.

Quando la lettera è completa, fate clic su Anteprima risultati per vedere come apparirà la vostra lettera unita. Potete anche fare clic su Controlla errori per assicurarvi che le lettere vengano stampate come desiderato. Quando siete pronti, fate clic su Fine e unione e selezionate l'opzione di unione desiderata.

Importazione dati elenco indirizzi Excel in Outlook

Passaggio 1

Convertite il foglio di lavoro in un file a valori separati da virgole. Fate clic sulla scheda File e Salva con nome. Selezionate una posizione e date un nome al file. Selezionate CSV (delimitato da virgole) (*.csv) nella casella Salva come. Fate clic su Salva e chiudete il file CSV.

Passaggio 2

Aprite Outlook e fate clic sulla scheda File, Apri ed esporta e Importa/Esporta.

Passaggio 3

Fate clic su Importa da un altro programma o file. Fate clic su Valori separati da virgole e poi Avanti. Nella finestra Importa file, cercate il file CSV dell'elenco indirizzi creato nel passaggio precedente e fate clic su Avanti. Scegliete una cartella di destinazione per i record importati. Contatti è selezionato per impostazione predefinita. Fate clic su Avanti.

Passaggio 4

Assicuratevi che la casella sia selezionata per il vostro file CSV, e poi fate clic su Associa campi personalizzati.

Passaggio 5

Trascinate i nomi dei campi dai vostri dati Excel nella casella Da a sinistra ai campi corrispondenti di Outlook nella casella A a destra. Eseguite questa operazione per ogni campo necessario dai vostri dati Excel. Fate clic su OK e Fine per completare l'importazione dei dati.