Come pianificare una vacanza in Outlook
Utilizzando Microsoft Outlook 2013, blocca le ferie nel tuo calendario semplicemente prenotando un appuntamento con te stesso. Se il tuo ufficio utilizza Microsoft Exchange, puoi personalizzare i messaggi di risposta automatica che vanno solo alle persone della tua organizzazione, mentre invii un messaggio diverso a chiunque altro ti invii un'e-mail mentre non ci sei. Se non utilizzi Exchange, puoi comunque inviare risposte automatiche ai messaggi da Outlook, ma dovrai lasciare il computer acceso mentre non ci sei.
Orario di prenotazione nel tuo calendario
Passaggio 1
Apri Calendario in Outlook 2013, trascina il cursore sui giorni in cui sarai in vacanza e fai clic con il pulsante destro del mouse sul blocco di tempo evidenziato. In alternativa, puoi semplicemente cliccare sul pulsante "Nuovo Appuntamento" e inserire l'ora di inizio e di fine negli appositi menu.
Passaggio 2
Digita "Vacanza!" o un altro titolo applicabile per il tuo tempo libero nella casella "Oggetto". Immettere una posizione se lo si desidera nella casella "Posizione". "Hawaii" funziona sempre bene, anche se rimani a casa solo una settimana a guardare Netflix.
Passaggio 3
Fai clic sulla casella "Mostra come" situata nel gruppo Opzioni nella scheda Appuntamento e seleziona "Fuori sede" per consentire a tutti coloro che hanno accesso al tuo calendario di vedere quando sarai assente. Fai clic su "Salva e chiudi" per finalizzare i tuoi piani per le vacanze, almeno per quanto riguarda il calendario di Outlook.
Risposte automatiche con Exchange
Passaggio 1
Fai clic sul menu "File" in Outlook 2013 e seleziona "Risposte automatiche (fuori sede)". Se questa opzione non è disponibile, non hai un account Microsoft Exchange. Si apre la finestra Risposte automatiche.
Passaggio 2
Fare clic sull'opzione "Invia risposte automatiche". Tieni presente che la scheda "Dentro la mia organizzazione" è selezionata.
Passaggio 3
Fai clic sul campo di testo grande e digita il messaggio che desideri venga inviato a chiunque all'interno della tua organizzazione mentre sei via. Questo normalmente dovrebbe includere la data di restituzione. Se qualcuno ti sta coprendo mentre sei via, puoi includere le informazioni di contatto di quella persona o le tue informazioni di contatto di emergenza, se lo desideri. Usa le opzioni di formattazione sopra il campo di testo per personalizzare la formattazione proprio come faresti con qualsiasi messaggio di posta elettronica.
Passaggio 4
Fai clic sulla scheda "Al di fuori della mia organizzazione" se desideri che Outlook risponda automaticamente anche alle persone che non lavorano nella tua azienda. Fai clic sull'opzione "Risposta automatica a persone esterne alla mia organizzazione". Seleziona l'opzione "Solo i miei contatti" o "Chiunque al di fuori della mia organizzazione". Il testo che hai utilizzato per le risposte automatiche all'interno della tua organizzazione viene visualizzato automaticamente nel campo di testo del messaggio. Modifica questo messaggio come desideri o eliminalo e scrivi un messaggio diverso.
Passaggio 5
Fai clic sui menu "Ora inizio" e "Ora fine" per selezionare la data e l'ora in cui partire per le vacanze e quando tornerai in ufficio. Outlook invierà la tua risposta automatica durante questo periodo di tempo.
Passaggio 6
Disattiva le risposte automatiche se torni in anticipo facendo clic sul menu "File" e quindi facendo clic sul pulsante "Disattiva" sotto l'opzione Risposte automatiche.
Risposte automatiche senza scambio
Passaggio 1
Fai clic sul pulsante "Nuova email" in Outlook 2013. Digita un titolo appropriato nella riga "Oggetto", ad esempio "Fuori questa settimana", quindi digita un messaggio fuori sede nel campo "Messaggio".
Passaggio 2
Seleziona "Salva con nome" dal menu File. Fai clic sul menu "Salva come tipo" e seleziona "Modello di Outlook". Per impostazione predefinita, il titolo del file è lo stesso della riga dell'oggetto, ma puoi modificarlo se necessario. Fare clic sul pulsante "Salva".
Passaggio 3
Fare clic sul pulsante "Regole" che si trova nella scheda Home della barra multifunzione. Seleziona "Gestisci regole e avvisi" dal menu a discesa. Si apre la finestra Regole e avvisi.
Passaggio 4
Fare clic sul pulsante "Nuova regola". Si apre la Creazione guidata nuove regole. Fai clic sull'opzione "Applica regole ai messaggi che ricevo" situata nella sezione Inizia da una regola vuota. Fare clic su "Avanti". Viene visualizzato un elenco di opzioni per filtrare chi dovrebbe o non dovrebbe ricevere il tuo messaggio fuori sede. Ad esempio, puoi specificare che il messaggio viene inviato solo ai messaggi quando il tuo nome è nel campo "A" e non nel campo "CC", oppure puoi specificare che la risposta viene inviata solo ai messaggi con importanza elevata.
Passaggio 5
Seleziona le opzioni per determinare chi riceve o meno la risposta automatica. Se lasci vuote le opzioni, la risposta automatica viene inviata a tutti coloro che ti inviano un'e-mail. Fai clic su "Avanti".
Passaggio 6
Fai clic sull'opzione "Rispondi utilizzando un modello specifico" nella sezione Passaggio 1, quindi fai clic sul collegamento "un modello specifico" nella sezione Passaggio 2. Si apre una finestra di navigazione. Fai clic sul menu "Cerca in" e seleziona "Modelli utente nel file system", quindi fai doppio clic sul modello di messaggio di risposta automatica che hai appena creato pochi minuti fa.
Passaggio 7
Fare clic sul pulsante "Avanti", rivedere le scelte e fare nuovamente clic su "Avanti". Fai clic su "Fine". Lascia Outlook in esecuzione sul tuo computer. Se il computer va in modalità di sospensione, si spegne o se Outlook è chiuso, il messaggio di risposta automatica non verrà inviato a nessuno.
Passaggio 8
Tocca l'icona "Cerca" nella schermata Start di Windows 8.1, digita "sleep" e seleziona "Impostazioni alimentazione e sospensione". Fai clic sul menu "Sleep" e seleziona "Mai". Su un laptop, questo è disponibile solo nel menu "Quando collegato, spegni dopo".
Passaggio 9
Disattiva la risposta automatica quando torni dalle ferie tornando all'opzione "Gestisci regole e avvisi" dal pulsante Regole. Fai clic sul segno di spunta accanto alla regola per disabilitare la risposta automatica e fai clic su "Applica". Non dimenticare di riportare l'impostazione Sospensione del tuo computer alla normalità.
Suggerimento
Se il tuo ufficio utilizza Microsoft Exchange, puoi nominare un collega delegato per le tue e-mail e il tuo calendario quando sei via. Fare clic sulla scheda "File" di Outlook 2013, selezionare "Impostazioni account", fare clic su "Delega accesso" e quindi fare clic su "Aggiungi". Digita il nome del tuo collega, selezionalo e fai clic su "Aggiungi". È quindi possibile specificare cosa può fare il delegato, ad esempio accettare riunioni per proprio conto, nella finestra di dialogo Autorizzazioni delegato. Il tuo delegato potrà quindi accedere al tuo account.