Usi della posta elettronica in azienda
La posta elettronica è uno degli strumenti di comunicazione aziendale più onnipresenti degli ultimi anni. Gli usi dell'email in azienda includono la comunicazione con colleghi e clienti, la pianificazione di riunioni, l'invio di notifiche automatiche e la condivisione di newsletter con clienti vecchi e nuovi. Uno dei vantaggi dell'email nella comunicazione aziendale è che è talmente diffusa che tutti presuppongono che chiunque abbia accesso a Internet possa inviare e ricevere email. L'email è stata anche usata da alcuni truffatori e hacker negli ultimi anni, quindi è importante essere vigili contro messaggi fraudolenti.
Usi dell'email in ufficio
Un ruolo importante dell'email nella comunicazione aziendale è connettere le persone all'interno della stessa azienda o organizzazione. Le email sono molto frequentemente usate per porre domande ai colleghi senza doverli disturbare con una telefonata o un colpetto sulla spalla. Sono usate per inviare annunci e verbali di riunioni, per distribuire moduli importanti e per condurre sondaggi sul luogo di lavoro.
Molti uffici hanno varie mailing list interne a cui le persone possono inviare messaggi per farli arrivare a una particolare unità dell'azienda, che si tratti di tutti coloro che lavorano nelle risorse umane e che potrebbero dover vedere un aggiornamento della politica sulle ferie o di tutti coloro che lavorano in un piano particolare che dovrebbero sapere che è il compleanno di un collega. L'email è anche frequentemente usata con strumenti di calendario integrati di provider come Microsoft e Google per pianificare riunioni e altri eventi.
Gli allegati email sono comunemente usati come modo per condividere file, da documenti Microsoft Word a campioni di materiali pubblicitari come loghi o jingle.
Le persone controllano sempre più la posta elettronica aziendale su dispositivi personali come smartphone, il che permette loro di rimanere in contatto con i colleghi fuori dall'ufficio. Questo può essere sia positivo che negativo: le persone possono lavorare più facilmente da casa o controllare rapidamente durante il pendolarismo mattutino, ma possono anche avere meno vere ore libere quando non sono in ufficio.
Etichetta dell'email sul posto di lavoro
Il ruolo vitale dell'email nella comunicazione aziendale rende non sorprendente che si siano evolute regole formali e informali di etichetta attorno all'email.
In generale, le persone cercano di indirizzare le email con un certo grado di professionalità, assicurandosi di avere un oggetto chiaro e conciso che renda le email facili da individuare nella casella di posta e prestando almeno un po' di attenzione a grammatica, ortografia e maiuscole. La maggior parte delle persone cerca di evitare qualsiasi tipo di commento fuori luogo nelle email aziendali, incluse battute di dubbio gusto, riferimenti a politica e religione o frecciate ai propri datori di lavoro.
Alcune persone cercano anche di apparire allegre nelle email aziendali, poiché è difficile determinare il tono guardando solo un messaggio scritto. Questo può essere fatto con l'uso di punti esclamativi o emoji, anche se esagerare può sembrare poco professionale. In generale, vorrai seguire l'esempio degli altri nella tua organizzazione quando si tratta di come redigere email a colleghi o clienti.
Molte organizzazioni hanno le proprie politiche sull'email, come richiedere che un particolare formato di firma venga aggiunto a ogni email in uscita. Alcuni luoghi di lavoro hanno politiche su quando, se mai, l'email aziendale può essere usata per motivi personali. Molte hanno anche politiche su quando le email dovrebbero essere conservate o eliminate per sicurezza.
Messaggi email automatici
Ricevere messaggi email automatici da organizzazioni con cui fai affari è diventato comune. I negozi online inviano notifiche di vendite, conferme d'acquisto e aggiornamenti sugli orari di spedizione. Giornali e altre organizzazioni mediatiche inviano email automatiche con titoli e aggiornamenti delle storie.
Esistono diverse aziende che possono inviare email automatiche per le aziende, incluse email di marketing e quelle attivate da un acquisto, talvolta chiamate email transazionali. Certe leggi regolano quando le aziende possono memorizzare gli indirizzi email delle persone, quando sono tenute a consentire alle persone di disiscriversi dalle email e quando possono inviare messaggi di marketing. Assicurati di essere in conformità con le regole nella tua giurisdizione e, potenzialmente, nei luoghi dove lavorano o risiedono le persone a cui invii email.
Alcuni provider di email commerciali possono aiutarti a gestire disiscrizioni, liste di iscritti e altre informazioni. Confronta le opzioni per trovarne una che soddisfi le tue esigenze a un prezzo che ti piace.
Il mondo delle newsletter email
Le newsletter email sono diventate sempre più popolari negli ultimi anni. Alcune aziende le usano per raggiungere i clienti e far loro sapere su vendite, nuovi prodotti o servizi esistenti. Ad esempio, un'azienda di pulizia piscine potrebbe inviare una newsletter ricordando i suoi servizi all'avvicinarsi dell'estate, o uno studio podcast potrebbe inviare newsletter email annunciando una nuova serie o nuova stagione di uno show esistente.
In altri casi, la newsletter stessa è il prodotto. Alcune organizzazioni mediatiche e altri gruppi hanno avuto successo con newsletter a pagamento che contengono informazioni non disponibili da nessun'altra parte. Alcune di queste sono create con piattaforme specializzate o attraverso strumenti di crowdfunding come Patreon.
Come per altre email commerciali, se stai inviando una newsletter email, dovresti assicurarti di avere il consenso esplicito delle persone a cui invii messaggi e che abbiano un modo semplice per disiscriversi. Potresti invitare le persone a iscriversi a una newsletter quando visitano il tuo sito o quando completano una transazione, ad esempio. Naturalmente, se offri una newsletter a pagamento, dovrai assicurarti che le persone abbiano un modo semplice per annullare i loro abbonamenti e smettere di essere fatturate.
Rischi di frode via email
La frode via email, spesso nota come phishing, è diventata diffusa negli ultimi anni. I truffatori inviano email alle persone spacciandosi per istituzioni di fiducia o anche singoli colleghi, cercando di ingannare i destinatari per fargli inviare denaro o fornire informazioni preziose come nomi utente e password. In alcuni casi, queste email vengono inviate in massa a un enorme numero di destinatari, ma in altri casi sono specificamente mirate a particolari destinatari.
Il malware viene anche talvolta distribuito via email, solitamente attraverso allegati o link a siti loschi inclusi nei messaggi email. In alcuni casi, se il file sospetto viene aperto, infetterà il computer del destinatario e userà il suo software email per inviare altre copie di se stesso ai contatti del destinatario originale.
Per evitare di cadere vittima di truffe via email, guarda attentamente gli indirizzi da cui provengono i messaggi e assicurati che corrispondano effettivamente alle persone o istituzioni che affermano di essere. Controlla che eventuali link nelle email portino ai siti che affermano di collegare. Se ricevi un'email inaspettata con un allegato, verifica che provenga effettivamente dalla persona che afferma di essere, anche se devi chiamare o altrimenti contattare quella persona per confermare l'identità.
Molte aziende hanno software antivirus per scansionare email in entrata e in uscita alla ricerca di malware, ma è comunque bene essere vigili per evitare truffe.
Alternative all'email
In alcuni uffici, l'email viene sempre più sostituita da software di messaggistica istantanea, come Microsoft Teams o Slack. Le aziende usano anche strumenti di messaggistica e software di social networking per parlare con i clienti, spesso attraverso chat box automatizzate o link posizionati sui siti web aziendali.
Queste piattaforme in tempo reale possono spesso essere più veloci e comode dell'uso dell'email. Molte rendono anche facile condividere file o anche impostare sessioni di videoconferenza, cosa che non può essere fatta direttamente tramite email.
Tuttavia, è improbabile che queste piattaforme sostituiscano completamente l'email a breve.