Come ridurre le dimensioni del file di un documento Word

I file Word tendono a essere piccoli rispetto ai file multimediali, ma quando crescono diventano un problema per il download e sprecano banda se li ospitate sul vostro sito. I maggiori responsabili del "gonfiore" dei file Word sono gli oggetti incorporati (file separati inseriti per comodità o funzionalità extra — fogli di calcolo, PDF, diagrammi avanzati, equazioni matematiche) e la grafica. Tenendo sotto controllo oggetti incorporati e grafica, potete facilmente ridurre il documento a dimensioni ragionevoli.

Rimuovere e sostituire oggetti incorporati

Gli oggetti incorporati includono qualsiasi tipo di file esterno che Word può contenere: fogli di calcolo, PDF, diagrammi avanzati, equazioni matematiche. Più ne rimuovete, più riducete il file. Forse potete eliminarne alcuni del tutto; altri potete sostituirli. Se un oggetto ha funzione puramente visiva (diagramma, equazione), potete fare uno screenshot col tasto Stamp o PrtSc, incollarlo in un editor immagini (es. Paint, incluso in Windows), ritagliarlo e salvarlo come immagine, poi inserire l'immagine nel documento Word al posto dell'oggetto originale, risparmiando molto spazio.

Comprimere la grafica

Per comprimere la grafica in Word 2013 (e versioni successive): cliccate su una delle immagini nel documento. Apparirà la scheda Strumenti immagine (Picture Tools) sulla barra multifunzione. Cliccate Formato > Comprimi immagini e selezionate "Email (96 ppi)" come output target. Se deselezionate "Applica solo a questa immagine", Word comprimerà tutta la grafica del documento — ottimo per risparmiare tempo. A seconda del numero e qualità delle immagini, la compressione può ridurre un file da molti megabyte a poche centinaia di kilobyte.