Come unire tabelle in Microsoft Access

I database di Microsoft Access 2013 consistono di tabelle che potete modificare in vari modi utili. Per esempio, se il vostro database contiene due tabelle simili, non dovete perdere tempo a copiare dati manualmente per unirle. Un comando speciale chiamato query di accodamento automatizza l'operazione selezionando dati da una tabella e copiandoli in un'altra rapidamente. Avete anche la possibilità di scegliere i record che volete copiare dalla tabella di origine e accodare in quella di destinazione.

Passaggio 1

Aprite un database Access che contiene una tabella che volete unire in un'altra. Assicuratevi che i tipi di dati nelle tabelle di origine e destinazione siano compatibili. Per esempio, se il primo campo nella tabella di origine è un campo numerico, il primo campo nella tabella di destinazione deve essere un campo numerico. Come nota Microsoft, "I campi di testo sono compatibili con la maggior parte degli altri tipi di campi". In altre parole, va bene se un campo nella tabella di origine è numerico e il campo corrispondente in quella di destinazione è di testo.

Passaggio 2

Cliccate "Crea" e poi "Progettazione query" per visualizzare la finestra Mostra tabella che elenca le tabelle del database. Cliccate la tabella che contiene i record che volete copiare. Cliccate "Aggiungi" seguito da "Chiudi". Access posiziona la tabella e i suoi campi nel progettista query.

Passaggio 3

Fate doppio clic sull'asterisco in cima al progettista query e Access aggiunge tutti i campi della tabella alla griglia di progettazione query.

Passaggio 4

Cliccate "Esegui" per eseguire la query e visualizzare una tabella che mostra i record. Cliccate "Visualizza" seguito da "Visualizzazione Progettazione" e poi cliccate "Accoda" per aprire la finestra Accoda.

Passaggio 5

Cliccate "Database corrente", se la tabella di destinazione è nel database corrente, e poi cliccate la casella combinata "Nome tabella". Selezionate la tabella in cui volete accodare i record della tabella di origine. Altrimenti, cliccate "Altro database" e digitate il nome e la posizione del database che contiene la tabella di destinazione. Digitate il nome di quella tabella nella casella combinata "Nome tabella" e cliccate "OK".

Passaggio 6

Fate clic destro in cima alla finestra di progettazione query e selezionate "Visualizzazione Foglio dati" per vedere un'anteprima dei record che la query accoderà. Fate di nuovo clic destro in cima alla finestra e selezionate "Visualizzazione Progettazione".

Passaggio 7

Cliccate "Visualizza" seguito da "Foglio dati" e poi cliccate "Esegui". Una finestra di dialogo chiede se volete accodare le righe dalla tabella di origine a quella di destinazione. Cliccate "Sì" per farlo o "No" per annullare. Quando cliccate "Sì", Access unisce le vostre tabelle.

Suggerimento

È possibile che l'operazione di query di accodamento non venga eseguita. Se non succede nulla dopo aver cliccato "Esegui", controllate la barra di stato in basso e cercate un messaggio che dice "Questa azione o evento è stata bloccata dalla Modalità disabilitata". Se vedete quel messaggio, cliccate "Abilita contenuto" nella barra dei messaggi.

Se volete creare una copia di backup della tabella di destinazione prima di unire i dati, fate clic destro sul nome della tabella nel pannello Tabelle e selezionate "Copia". Potete poi fare clic destro su uno spazio vuoto in quel pannello e selezionare "Incolla" per incollare una copia. I backup assicurano che non perdiate informazioni critiche se si verifica un problema durante una modifica del database.

Questo esempio illustra l'unione di tutti i record da una tabella di origine in una di destinazione. Avete anche l'opzione di scegliere i record da copiare. Dopo aver selezionato una tabella dalla finestra Mostra tabella, non cliccate l'asterisco per scegliere tutti i campi. Invece, fate doppio clic su ogni campo per aggiungerlo alla griglia. Quando finite, ogni campo appare in una colonna separata. Potete poi digitare criteri di selezione nella casella Criteri accanto a qualsiasi campo. Per esempio, se volete unire solo record dove il campo totalSales è maggiore di 200, digitate "> 200" (senza virgolette) nella casella Criteri accanto al campo totalSales. Consultate la guida di Access per imparare come applicare altri tipi di criteri alle query.