Come inviare un documento protetto da password via email

Inviare un documento protetto da password via email richiede pianificazione. Un documento con password è solo il primo passo per la sicurezza totale. Invia dati sensibili solo a persone di cui ti fidi o che "hanno bisogno di sapere". Scegli il destinatario con cura: qualcuno che proteggerà i dati e li condividerà solo con chi ne ha bisogno. Integra questi passaggi nella tua routine per limitare l'accesso alle informazioni private.

Passaggio 1: Creare il documento

Scrivi un nuovo documento con le tue informazioni private in un file Word o Excel. In alternativa, copia e incolla le informazioni: evidenzia il testo nell'originale, clicca Modifica → Copia. Nel nuovo documento, posiziona il cursore, clicca Modifica → Incolla.

Passaggio 2: Salvare con nome identificativo

Salva il documento da inviare cliccando File → Salva con nome. Assegna un nome e aggiungi le iniziali del destinatario per identificare facilmente il file protetto in seguito.

Passaggio 3: Proteggere con password

Clicca Strumenti → Opzioni → scheda Protezione. Nella casella Password per aprire, digita una password, poi ripetila nella seconda casella per conferma. Le password migliori hanno almeno 8 caratteri e combinano maiuscole, minuscole, numeri e simboli (puoi aggiungere simboli premendo Shift sui numeri della tastiera).

Passaggio 4: Inviare documento e password separatamente

Scrivi l'email al destinatario e allega il documento. Informa che il documento è protetto da password e che fornirerai la password. Non scrivere la password nella stessa email contenente il documento. Chiama il destinatario per dare la password (se hai il numero), o invia un'email separata con la password. Non specificare come contatterai il destinatario e lascia l'oggetto vuoto se invii la password via email.

Passaggio 5: Pulizia successiva

Elimina i documenti protetti dal tuo computer quando sei sicuro che il destinatario abbia ricevuto la sua copia. Se il destinatario deve modificare il documento, dovrai fornire istruzioni per rimuovere la password (vedi passaggio 3).