Come inviare un foglio di calcolo Excel via email

Alcuni fogli di calcolo sono troppo importanti per tenerli per sé. Che tu voglia collaborare con colleghi, inviare un file a un cliente o mostrare agli amici che hai finalmente catalogato tutti i tuoi fumetti, Excel 2013 offre diverse opzioni per condividere una cartella di lavoro senza aprire un'altra applicazione. Puoi inviare un link a qualsiasi file Excel nella tua cartella OneDrive, oppure inviarlo come allegato in formato PDF, XPS o Excel XLSX.

Passo 1

Apri una cartella di lavoro in Excel. Esamina l'intera cartella, inclusi tutti i fogli di lavoro, per assicurarti che contenga solo le informazioni che desideri condividere. Se stai inviando un preventivo a un cliente, ad esempio, verifica che i tuoi costi non siano inclusi. Per eliminare un foglio di lavoro, clicca sulla sua scheda in basso e seleziona "Elimina".

Passo 2

Salva la cartella di lavoro con un nuovo nome, se hai apportato modifiche, cliccando sul menu "File" e selezionando "Salva con nome". Se preferisci inviare un link invece di un allegato, salva la copia nella cartella OneDrive anziché sul computer.

Passo 3

Clicca sul menu "File", seleziona "Condividi" e poi "Email". Hai quattro opzioni per inviare un'email da Excel: come file Excel allegato, come PDF allegato, come XPS allegato, o come link al tuo file OneDrive.

Passo 4

Clicca su "Invia come allegato". Excel apre una finestra di Outlook con il file XLSX già allegato. Digita uno o più destinatari nel campo "A", aggiungi un messaggio e clicca "Invia". La finestra di Outlook si chiude automaticamente.

Passo 5

Clicca sull'icona "Invia un link" nelle opzioni email della finestra Condividi solo se il file è stato salvato nella cartella OneDrive. Excel genera automaticamente un link al file e lo incolla in un messaggio email. Quando invii questo link a un destinatario, si apre in Excel Online. Se il destinatario non ha un account Microsoft gratuito, lo stesso link gli offre l'opzione di crearne uno.

Passo 6

Seleziona "Invia come PDF" o "Invia come XPS" se non vuoi che il destinatario possa modificare il file. Windows 8.1 apre sia i file PDF che XPS con l'app Reader. Sono ottime scelte anche se non sei sicuro che il destinatario abbia un account Microsoft, risparmiandogli la registrazione per visualizzare il foglio di calcolo.

Passo 7

Clicca sull'icona "Ottieni un link di condivisione" nelle opzioni di condivisione se preferisci inviare un link usando un altro account email o un servizio di messaggistica. Hai due scelte: un link che permette la modifica del documento o un link di sola visualizzazione. Clicca "Crea link", poi copia il link fornito e incollalo in un messaggio o email.

Passo 8

Clicca sull'opzione "Invita persone" se vuoi collaborare su un foglio di calcolo con altri. Inserisci i nomi dei collaboratori e specifica se possono modificare o solo visualizzare. Simile a "Ottieni un link", ma con due differenze: se usi SharePoint in ufficio, puoi richiedere l'accesso con autenticazione spuntando la casella; inoltre, puoi revocare l'accesso in qualsiasi momento tornando a questa schermata e cliccando "Rimuovi utente".