Vantaggi e svantaggi della teleconferenza

Una teleconferenza è una chiamata di gruppo tra colleghi, familiari o amici. Una persona avvia la chiamata e passa le informazioni agli altri. Come suggerisce il nome, stai tenendo una conferenza, o riunione, per telefono. Ci sono una serie di vantaggi e svantaggi della teleconferenza che dovresti considerare prima di scegliere questo metodo di riunione.

Pianificazione immediata e flessibilità

Puoi impostare una chiamata di teleconferenza in pochi minuti. Ci sono servizi di teleconferenza online che ti permettono di accedere, impostare data e ora per la tua chiamata, e recuperare un numero di telefono e un numero di identificazione personale (PIN) da distribuire ai partecipanti quasi istantaneamente. I partecipanti alla chiamata hanno anche molta flessibilità. Chi chiama può lasciare e tornare alla discussione quando vuole.

Capacità di registrare

Un altro vantaggio della teleconferenza è che hai la prova di chi ha partecipato alla chiamata e puoi anche far registrare la chiamata. Quindi, se ci sono dispute o domande sui termini di un accordo verbale fatto al telefono, puoi semplicemente fare riferimento alla registrazione o alla trascrizione della chiamata. Puoi anche inviare via email a ogni partecipante una copia della chiamata. Questo aiuterà i tuoi clienti, colleghi e lavoratori a essere più efficienti. Ad esempio, se stavi discutendo un progetto da completare, un dipendente può riascoltare la chiamata per essere chiaro sul suo ruolo nel progetto.

Difficile da gestire

In una riunione normale, una persona è solitamente assegnata a fare da parlamentare sul procedimento. Il parlamentare è una persona neutra che impedisce alla discussione di deviare dall'argomento, media le discussioni e mantiene la riunione breve. Tuttavia, quando fai una riunione per telefono, le persone sono meno propense a rispettare e riconoscere il parlamentare. Di conseguenza, una teleconferenza può essere difficile da gestire e officiare.

Impersonale

Poiché questa teleconferenza prende il posto di un incontro faccia a faccia reale, può essere un modo molto impersonale per condurre affari o discutere problemi con il tuo gruppo. Non puoi guardare una persona negli occhi quando parla o osservare i suoi movimenti per valutare il suo umore, significato o intenzione. È più difficile per i membri sviluppare una forte connessione tra loro. Se sostituisci le riunioni faccia a faccia con la teleconferenza, i membri del tuo gruppo potrebbero, col tempo, iniziare a disconnettersi l'uno dall'altro.