Come creare una rubrica su computer con Excel

Creare una rubrica sul computer è un ottimo modo per tenere tutti i contatti in un unico posto. Microsoft Excel è il software migliore per creare una rubrica sul computer. Excel è ampiamente disponibile e accessibile alla maggior parte delle persone, ed è molto facile da usare. Creare una rubrica in Excel implica semplicemente l'impostazione e la formattazione di alcune colonne, e poi l'inserimento delle informazioni. Una volta impostata la rubrica, può essere facilmente utilizzata per la stampa unione o come elenco di riferimento. Le istruzioni seguenti ti aiuteranno a impostare una rubrica in Excel 2003 o Excel 2007.

Passaggio 1

Apri Microsoft Excel sul computer. Vedrai che si apre un foglio di calcolo con righe e colonne predeterminate. Userai queste righe e colonne per impostare la tua rubrica.

Passaggio 2

Aggiungi un titolo in alto nel foglio di calcolo. Questo ti aiuterà a ricordare quali informazioni sono in una particolare rubrica. Potresti dover impostare rubriche diverse per scopi diversi–ad esempio, una per i membri di un club del libro e una per i familiari. Avere un titolo chiaro ti aiuterà a mantenere tutto organizzato. Rendi il titolo in grassetto e aumenta la dimensione del carattere, usando gli strumenti sulla barra degli strumenti in alto.

Passaggio 3

Salta un paio di righe dopo il titolo e inserisci le intestazioni per le colonne della rubrica. Le seguenti intestazioni di colonna saranno molto utili: Nome, Indirizzo, Città, Provincia, CAP, Numero di telefono, Numero di fax e Indirizzo e-mail. Digita queste intestazioni nelle colonne da A a H, rispettivamente. È molto importante che ogni elemento venga inserito in una colonna separata.

Passaggio 4

Centra e metti in grassetto le intestazioni delle colonne. Per fare questo, fai clic sul numero di riga a sinistra della riga delle intestazioni. Questo evidenzierà, o selezionerà, l'intera riga. Quindi, usa gli strumenti grassetto e centra sulla barra degli strumenti in alto.

Passaggio 5

Inserisci le informazioni di contatto in ogni colonna. Le informazioni per ogni contatto dovrebbero essere inserite su una riga separata. A seconda di quanti contatti hai, questo potrebbe richiedere tempo. Ma ricorda, dovrai farlo solo una volta. In futuro, dovrai solo aggiungere nuovi contatti e aggiornare le informazioni. Se non hai certi elementi di informazione per certi contatti, lascia la cella vuota. Ricorda di usare le abbreviazioni di due lettere per le province che richiede la posta.

Passaggio 6

Formatta il testo nella colonna CAP per far sembrare tutti i CAP uguali. Evidenzia tutto il testo nella colonna, eccetto l'intestazione. Fai clic con il tasto destro sulle celle evidenziate e seleziona "Formatta celle". Fai clic sulla scheda "Numero", poi su "Speciale" nella casella "Categoria". Fai clic su "CAP" o "CAP+4" nella casella "Tipo". Fai clic su "OK". Questo farà sembrare tutti i CAP uguali.

Passaggio 7

Formatta il testo nella colonna Numero di telefono in modo che tutti i numeri di telefono nella colonna abbiano lo stesso aspetto. Evidenzia il testo nella colonna Numero di telefono, eccetto l'intestazione. Fai clic con il tasto destro e seleziona "Formatta celle". Nella scheda "Numero", seleziona "Speciale" dalla casella "Categoria". Fai clic su "Numero di telefono" nella casella "Tipo". Fai clic su "OK".