Come creare una rubrica su un computer
Creare una rubrica sul tuo computer è un ottimo modo per tenere tutti i tuoi contatti in un unico posto. Inoltre, Microsoft Excel è il miglior software da utilizzare per creare una rubrica su un computer. Excel è ampiamente disponibile e accessibile a quasi tutti ed è molto facile da usare. La creazione di una rubrica in Excel implica semplicemente l'impostazione e la formattazione di alcune colonne, quindi l'immissione delle informazioni. Una volta impostata la rubrica, può essere facilmente utilizzata per la stampa unione o come elenco di riferimento. Le istruzioni seguenti ti aiuteranno a configurare una rubrica in Excel 2003 o Excel 2007.
Passaggio 1
Apri Microsoft Excel sul tuo computer. Vedrai che si apre un foglio di calcolo con righe e colonne predeterminate. Utilizzerai queste righe e colonne per impostare la tua rubrica.
Passaggio 2
Aggiungi un titolo nella parte superiore del foglio di calcolo. Questo ti aiuterà a ricordare quali informazioni si trovano in una particolare rubrica. Potrebbe essere necessario impostare diverse rubriche per vari scopi, ad esempio una per i membri di un club del libro e una per i familiari. Avere un titolo chiaro ti aiuterà a mantenere tutto organizzato. Metti in grassetto il titolo e aumenta la dimensione del carattere, utilizzando gli strumenti nella barra degli strumenti in alto.
Passaggio 3
Salta un paio di righe dopo il titolo e inserisci le intestazioni per le colonne della rubrica. Le seguenti intestazioni di colonna saranno molto utili:nome, indirizzo, città, stato, codice postale, numero di telefono, numero di fax e indirizzo e-mail. Digita queste intestazioni rispettivamente nelle colonne da A a H. È molto importante che ogni elemento sia inserito in una colonna separata.
Passaggio 4
Centrare e in grassetto le intestazioni delle colonne. Per fare ciò, fai clic sul numero di riga a sinistra della riga di intestazioni. Questo evidenzierà, o selezionerà, l'intera riga. E, quindi, usa gli strumenti grassetto e centra sulla barra degli strumenti in alto.
Passaggio 5
Inserisci le informazioni di contatto in ogni colonna. Le informazioni per ciascun contatto devono essere inserite in una riga separata. A seconda di quanti contatti hai, l'operazione potrebbe richiedere del tempo. Ma ricorda, dovrai farlo solo una volta. In futuro, dovrai solo aggiungere nuovi contatti e aggiornare le informazioni. Se non disponi di determinate informazioni per determinati contatti, lascia la cella vuota. Ricordarsi di utilizzare le abbreviazioni di stato di due lettere richieste dall'ufficio postale.
Passaggio 6
Formatta il testo nella colonna CAP in modo che tutti i codici postali appaiano uguali. Evidenzia tutto il testo nella colonna, ad eccezione dell'intestazione della colonna. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulle celle evidenziate e seleziona "Formatta celle". Fare clic sulla scheda "Numero", quindi fare clic su "Speciale" nella casella "Categoria". Fare clic su "CAP" o "CAP+4" nella casella "Tipo". Fare clic su "OK". In questo modo tutti i codici postali avranno lo stesso aspetto.
Passaggio 7
Formatta il testo nella colonna Numero di telefono in modo che tutti i numeri di telefono nella colonna abbiano lo stesso aspetto. Evidenzia il testo nella colonna Numero di telefono, ad eccezione dell'intestazione della colonna. Fai clic destro su di esso e seleziona "Formatta celle". Nella scheda "Numero", seleziona "Speciale" dalla casella "Categoria". Fare clic su "Numero di telefono" nella casella "Tipo". Fai clic su "OK".