Come Sostituire una Segreteria Telefonica con la Segreteria Vocale

La segreteria vocale offre diversi vantaggi rispetto a una segreteria telefonica. È facilmente accessibile da remoto e può essere accessibile indipendentemente dalla linea telefonica, quindi le chiamate importanti non vengono ostacolate da un segnale occupato. Inoltre, la segreteria vocale è più affidabile di una segreteria telefonica. Non è influenzata da fili allentati o interruzioni di corrente. Sostituire la tua segreteria telefonica con la segreteria vocale può sembrare intimidatorio inizialmente, ma è piuttosto semplice.

Istruzioni

1. Acquista un Sistema di Segreteria Vocale

   • Considera quante caselle postali avrà bisogno il tuo sistema di segreteria vocale. I pacchetti standard di segreteria vocale vengono forniti con una casella postale per tutti gli utenti coinvolti, mentre un pacchetto di servizio esteso fornisce più caselle postali che possono essere accessibili dal menu della segreteria vocale.

   • Esamina per quanto tempo i messaggi della segreteria vocale verranno conservati nella casella postale. La casella postale della segreteria vocale conserva i messaggi registrati per un periodo di tempo limitato prima di eliminarli. Questo può variare da 14 a 21 giorni.

   • Decidi quanto tempo dovrebbe essere assegnato per un messaggio di segreteria vocale. La maggior parte delle aziende offre un limite di 3 minuti, mentre altre possono fornire fino a 5 minuti per lasciare un messaggio.

   • Capisci quanti messaggi il sistema di segreteria vocale dovrebbe essere in grado di memorizzare. La maggior parte delle aziende offre uno spazio di archiviazione di 20 messaggi, con più spazio disponibile acquistando un piano esteso.

   • Guarda le funzionalità extra disponibili. Alcune funzionalità avanzate tradurranno la tua segreteria vocale in testo e poi invieranno la segreteria vocale a un account email a tua scelta. Altre ti invieranno un messaggio email per farti sapere che hai segreteria vocale, e un certo numero di aziende fornisce un numero da chiamare per controllare la tua segreteria vocale da remoto. Uno sviluppo più recente consente di inviare fax a un sistema di segreteria vocale e recuperarli dal proprietario della casella postale a suo piacimento.

   Configura il Sistema di Segreteria Vocale

   • Chiama il sistema di segreteria vocale e familiarizza con il menu. Molti sistemi di segreteria vocale hanno un insieme di istruzioni progettate specificamente per l'utente per la prima volta, ma dopo di ciò, all'utente verrà data una segreteria vocale pregenerata. Impara quali tasti telefonici eseguono quali azioni, e non preoccuparti se sei leggermente confuso all'inizio, poiché imparerai con l'esperienza.

   • Tieni una stampa delle opzioni del menu per facile riferimento.

   • Sostituisci il numero di identificazione personale predefinito con uno personalizzato. Il sistema di segreteria vocale di solito genererà un numero di identificazione personale casuale che puoi poi cambiare come ritieni opportuno. Assicurati di memorizzare il tuo numero di identificazione personale, o sostituiscilo con un numero che sia significativo per te in qualche modo.

   • Registra un saluto personale per le persone che sono state trasferite al tuo sistema di segreteria vocale. Mantienilo semplice, come faresti quando registri un messaggio per una segreteria telefonica. Assicurati di chiedere alle persone di lasciare un numero di richiamo, insieme a un breve messaggio sul motivo per cui ti stanno contattando.

   • Scollega la tua segreteria telefonica dalla linea telefonica. Sebbene non sia esattamente richiesto, mantenere la tua segreteria telefonica collegata alla linea telefonica dopo averla sostituita con la segreteria vocale potrebbe farle rispondere alle chiamate prima della segreteria vocale, invalidando completamente il tuo acquisto.