Problemi nel programmare una segreteria telefonica per inoltrare al fax

Condividere una sola linea telefonica tra segreteria e fax separato può diventare una lotta. Se non configuri correttamente i dispositivi, entrambi risponderanno a ogni chiamata in entrata. I chiamanti sentiranno toni fax o perderai fax perché il mittente sente un messaggio invece dei toni fax. La chiave sta nel tempismo di quando ciascuno risponde.

Collegamenti

La maggior parte dei fax moderni include una presa telefonica separata per collegare telefono, segreteria o dispositivo combinato. Quando segreteria e fax condividono una linea, il modo migliore per coordinarli è: collega il fax alla presa a muro e la segreteria al fax. Scegli una presa vicina a una presa elettrica per alimentare e collegare i dispositivi senza lunghi cavi telefonici.

Configurazione

Per far fare a ciascun dispositivo il suo lavoro, devi specificare quale risponde per primo. Controlla il manuale della segreteria per impostarla alla seconda squilla. Imposta il fax alla quarta squilla e usa la modalità di ricezione "dispositivo di risposta esterno" per farlo condividere la linea. Quando registri il messaggio in uscita della segreteria, inizia con fino a 5 secondi di silenzio per dare al fax il tempo di sentire i toni di segnale dal mittente dall'altra parte.

Test

Testa la combinazione chiedendo a un collega di inviare un fax mentre monitori la ricezione. Fai più test se ricevi spesso documenti da fax vecchi o con qualità linea scarsa. Potresti scoprire che alcuni mittenti con vecchi apparecchi non riescono a inviare a meno che tu non stia accanto al fax e attivi manualmente la ricezione. In questi casi, potresti dover programmare le trasmissioni fax per essere sempre disponibile. Se il tuo fax ha modalità "rilevamento silenzio" per compatibilità con vecchi apparecchi, attivala.

Attesa chiamata

Avrai problemi a mantenere fax e segreteria su una linea con attesa chiamata. Se questo servizio scatta durante un fax in arrivo, la trasmissione si blocca o si interrompe e dovrai contattare il mittente per rinviarlo. Se non puoi fare a meno dell'attesa chiamata per le chiamate vocali, considera una seconda linea per il fax, senza servizi personalizzati.