Come registrare un messaggio vocale
Registrare un messaggio su risponditore o segreteria può essere intimidatorio. Hai un solo colpo e non vuoi sbagliare. D'altro canto, anche se puoi provare e riregistrare il saluto del tuo sistema, vuoi conoscere la tecnica migliore per ottenere solo le informazioni che ti servono. Sia che lasci un messaggio a qualcuno, sia che crei il tuo saluto, avere una strategia prima di iniziare ti aiuta a comunicare chiaramente.
Istruzioni
Occorrente:
- Sistema di risposta telefonica
Lasciare un messaggio
Parla lentamente e chiaramente. Chi ascolta potrebbe prendere appunti o avere problemi d'udito. Mostra considerazione con dizione chiara e voce misurata.
Dai le informazioni essenziali all'inizio e alla fine. Inizia e finisci con nome, cognome e numero di telefono. Eileen O. Brownell, presidente di Training Solutions, dice: "Nessuno vuole riascoltare un messaggio lungo più volte per scoprire chi chiama e dove richiamare".
Sorridi. Chi non vede la tua espressione può sentire il sorriso nel tono vocale. Stress e fretta si riflettono ugualmente nel messaggio.
Sii breve. Non cercare di coprire tutti i punti. Informa solo che serve un richiamo per dare più dettagli.
Offri poche opzioni. Evita troppi dettagli su quando e dove sei raggiungibile. Troppe scelte confondono. Limita a due o tre opzioni. Esempio: "Chiamami al (tuo numero) o scrivimi a (tua email)".
Creare un messaggio di benvenuto
Scrivi una scaletta. Niente organizza meglio cosa dire come una scaletta. Garantisce di poter modificare il saluto esattamente come vuoi che il chiamante lo senta.
Non dire l'ovvio. Frasi come "Non posso rispondere ora" o "Sono lontano dalla scrivania" sono già note al chiamante.
Dai al chiamante altre opzioni di contatto. Fornisci numero di cellulare o email.
Mantieni il saluto sotto i 20 secondi. Più breve è meglio. Il chiamante ha un solo obiettivo: darti informazioni.
Sii personale. Nel nostro mondo automatizzato, una voce calda e personale è un cambiamento rinfrescante. Leggi la scaletta del punto 1 finché non suona naturale e non recitata.