Etichetta telefonica per assenza dall'ufficio

Vacanze, emergenze familiari e seminari richiedono tempo lontano dall'ufficio. Esiste un'etichetta specifica per gestire le chiamate dirette a un collega e per pianificare la propria assenza.

Giorni di ferie

Non condividere dettagli personali con i chiamanti. Per privacy e sicurezza, non è consigliabile dire dove un collega è in vacanza o a quali faccende personali sta attendendo. Risposta appropriata: "Oggi è fuori ufficio; posso prendere un messaggio?".

Pausa bagno

Prendi un messaggio quando un collega è lontano dalla scrivania. Quando un superiore o collega è indisponibile, informa i chiamanti che è "lontano dalla scrivania" e offriti di prendere un messaggio. Si raccomanda un richiamo tempestivo da parte del collega.

Assenza temporanea

Fai sapere al chiamante quando tornerà il collega. Quando un collega ha lasciato l'edificio per un tempo prestabilito, sii sincero. Informa che è uscito e tornerà. Fornisci l'ora prevista di ritorno.

Segreteria telefonica

Parla chiaramente quando registri il messaggio di segreteria. Quando registri un messaggio per avvisare dell'assenza, parla chiaramente. Lascia un saluto breve che includa il giorno del rientro.

Ulteriore assistenza

Un collega può fornire assistenza. Se appropriato, invita il chiamante a contattare un collega per assistenza mentre sei via. Lascia il loro interno o numero diretto nel messaggio.