Come migliorare il tuo messaggio in segreteria
Sia che registri il tuo saluto personale, sia che debba lasciare un messaggio ad altri, c'è sempre margine di miglioramento. In entrambi i casi, è importante lasciare info chiare e accurate così il destinatario capisce cosa vuoi comunicare. Dedicando un po' di riflessione alla registrazione, puoi migliorarla.
Istruzioni
Il tuo saluto personale
- Registra in un luogo silenzioso, senza rumori di fondo. Rumori e voci in sottofondo sembrano poco professionali e distraggono.
- Identificati con nome e cognome, nonché azienda e reparto, così i chiamanti sanno chi hanno raggiunto.
- Istruisci il chiamante a lasciare nome completo, numero di richiamata e messaggio breve o dettagliato (come preferisci). Così saprai cosa vuole e potrai preparare la risposta prima di richiamare.
- Indica cosa fare in caso di emergenza per contattare qualcuno subito, es. "Digita 9" o "Premi #1276".
Lasciare un messaggio in segreteria altrui
- Pianifica un messaggio breve di 15-30 secondi prima di comporre.
- Al beep, parla lentamente e chiaramente. Dichiarati nome e cognome e il messaggio. Controlla il volume: né troppo alto né troppo basso.
- Dichiara il numero di richiamata lentamente e dà una fascia oraria in cui sarai disponibile per la risposta.
- Ripeti il numero di richiamata un'altra volta e chiudi con qualcosa di positivo: "Non vedo l'ora della tua chiamata".