Istruzioni passo-passo per creare un foglio di calcolo Excel

Quando lavorate con i dati, i fogli di calcolo possono essere un modo comodo per organizzare tutto in un formato facile da capire. I fogli di calcolo sono ideali per impostare budget, tracciare i progressi sui progetti e pianificare. Nell'era pre-tecnologica, le aziende usavano registri cartacei per tracciare queste cose, ma ora Microsoft Excel è lo strumento preferito. Fortunatamente, creare e aggiornare fogli di calcolo Excel è relativamente semplice.

Come creare un foglio di calcolo

Un foglio di calcolo ha la stessa configurazione sia su carta che sullo schermo del computer. Avete le righe che iniziano in alto e continuano per la durata dei dati. Ci sono anche le colonne, che iniziano dal lato sinistro del foglio di calcolo e continuano verso destra per quanto necessario. Il punto in cui una riga incontra una colonna corrispondente è chiamato cella.

In Microsoft Excel, a ogni riga viene assegnato un numero, mentre ogni colonna ha una lettera. Quindi la prima cella è A1. Se date a ogni colonna un'intestazione, la prima riga è riservata a questo scopo, richiedendo di inserire un titolo per ogni colonna. Se state monitorando un budget, per esempio, la prima colonna potrebbe essere i prodotti, mentre la colonna B è il denaro speso e la colonna C, le tasse pagate, seguito dal prezzo totale nella colonna D.

Creare un foglio di calcolo Excel

Se avete Microsoft Office, Excel è incluso nel pacchetto. Andate alla lista delle applicazioni e scegliete Microsoft Excel dall'elenco. Selezionate File e Nuovo per aprire un nuovo foglio di calcolo con il titolo predefinito Workbook1. In basso sullo schermo, c'è una scheda che recita Foglio1.

Come con Microsoft Word, avete una barra multifunzione in alto che vi permette di personalizzare il documento e formattare le celle. Sotto Home, potete mettere in grassetto il testo o cambiare il tipo e la dimensione del font. Potete anche cambiare l'allineamento del testo all'interno di ogni cella a sinistra, destra o centrato.

Cartelle di lavoro vs Fogli di lavoro

Una cosa che può essere confusa inizialmente è la terminologia. Ogni nuovo documento che aprite in Excel è chiamato cartella di lavoro (workbook). All'interno di ogni cartella di lavoro, create un foglio di lavoro (worksheet), che vedrete come una scheda in basso. Per impostazione predefinita, un nuovo foglio di lavoro si chiama Foglio1, ma potete cliccare con il tasto destro su di esso e scegliere Rinomina per dargli il nome che preferite.

Per creare un nuovo foglio di lavoro, cliccate sul simbolo + accanto alla scheda del foglio di lavoro in basso. Potete inserire un foglio di lavoro tra due che avete già creato cliccando con il tasto destro su una scheda e scegliendo Inserisci foglio. Potete spostare i fogli cliccando sulla scheda desiderata e trascinandola a destra o sinistra di dove si trova attualmente.

Utilizzo della funzione Somma

Una delle funzionalità più utili di un foglio di calcolo Excel è la sua funzione Somma automatica. Per vedere come funziona questa formula, digitate una serie di numeri in una colonna e poi cliccate sulla cella vuota sotto l'ultimo numero. Sulla barra multifunzione, cliccate Formule e Somma automatica. Vedrete la formula per la Somma automatica apparire nell'ultima casella – per esempio, =SOMMA(A1:A4). Quando cliccate Invio, la formula totalizza le righe sopra e inserisce la somma nella casella che contiene la formula.

Potete anche scrivere le vostre formule. Man mano che vi sentite più a vostro agio con questa funzionalità, potete estendere ciò che potete fare all'interno dell'applicazione. Nella formula Somma automatica =SOMMA(A1:A4), per esempio, la formula sta dicendo a Excel di totalizzare gli elementi nelle righe A1 fino a A4.

Tabelle pivot per organizzare i dati

Man mano che iniziate a lavorare con volumi maggiori di dati, sentirete una crescente necessità di gestire tutto in modo più efficiente. Una tabella pivot è integrata in Excel come modo per organizzare facilmente le informazioni. Invece di ordinare manualmente righe e righe di informazioni, potete impostare le cose per arrivare rapidamente ai dati di cui avete bisogno.

Con una tabella pivot, non state riorganizzando il foglio Excel o cambiando i dati al suo interno. Invece, state girando i dati in un modo diverso – da qui il nome "pivot" – per guardarli da una direzione diversa. Potete inserire le informazioni manualmente o lasciare che Excel faccia il lavoro per voi.

Creare una tabella pivot

Se volete creare una tabella pivot per il vostro foglio Excel, il modo più semplice è lasciare che Microsoft ne raccomandi una per voi. Sotto Inserisci, cliccate la freccia a discesa accanto a Tabelle e scegliete Tabelle pivot consigliate. A quel punto, Microsoft vi presenta diverse opzioni per organizzare i vostri dati.

Se vi sentite avventurosi, potete creare la vostra tabella pivot basata sui dati che avete inserito. Sotto Inserisci, andate alla freccia a discesa accanto a Tabelle e selezionate Tabella pivot. Potete scegliere di inserire la vostra tabella pivot nel foglio di lavoro esistente o iniziare un nuovo foglio di lavoro con le informazioni. Dopo aver selezionato Invio, potrete iniziare a costruire il vostro report.

Creare una dashboard in Excel

Un'altra funzionalità utile di Excel è la dashboard, che può tracciare i vostri dati in un unico posto. Mentre le aziende tendono verso il processo decisionale basato sui dati, questo tipo di informazioni di facile accesso sta diventando essenziale. Il modo migliore per garantire il successo mentre costruite una dashboard è prima pianificare cosa sperate di ottenere facendolo. Le metriche che dovete raccogliere dovrebbero essere elencate molto prima di iniziare a costruire.

Quando siete pronti per iniziare, importate i vostri dati in Excel se non ci sono già. Poi, aprite una nuova cartella di lavoro e impostate uno o due fogli di lavoro extra aggiungendo schede in basso. I fogli extra sono dove nascondete i vostri dati extra. Poi aggiungete un diagramma di Gantt scegliendo Inserisci, Grafici e la seconda opzione. Per inserire i vostri dati, cliccate con il tasto destro sul grafico e scegliete Seleziona dati.

Creare una pianificazione in Excel

Tra i molti usi aziendali di Excel c'è la creazione di pianificazioni. Se gestite un'azienda con dipendenti part-time che seguono una pianificazione settimanale, Excel può essere utile. Seguendo un breve tutorial Excel, potete iniziare a creare una pianificazione per il vostro team.

Per creare una pianificazione, aprite Excel e inserite Pianificazioni nella casella Cerca tutti i modelli nell'angolo in alto a destra. Scegliete il modello che meglio si adatta a ciò che state cercando di fare. In questo caso, è probabile che sia Pianificazione turni dipendenti o Pianificazione turni settimanali dipendenti. Una volta lì, potete digitare sui nomi fittizi i vostri nomi dei dipendenti, aggiungere righe ed eliminare intestazioni in modo da poter cambiare gli orari elencati.

Creare una macro in Excel

Le macro sono un pratico strumento Microsoft che vi fa risparmiare passaggi che richiedono tempo designando comandi semplici per andare con attività più complicate che eseguite ogni giorno. Creare e usare le macro è sorprendentemente facile, specialmente una volta che ci prendete la mano. Prima, dovrete aggiungere la scheda Sviluppo scegliendo Excel > Preferenze > Barra multifunzione e barra degli strumenti. Selezionate la casella Sviluppo nell'elenco a destra e salvate la modifica.

Per creare una macro, scegliete Registra macro sulla scheda Sviluppo. Date un nome alla macro, inserite il tasto di scelta rapida che volete associare all'azione, e premete OK. Eseguite immediatamente l'azione che volete registrare e poi premete Interrompi registrazione nella scheda Sviluppo. Ogni volta che volete eseguire quell'azione, premete semplicemente la sequenza di tasti che avete specificato quando avete registrato la macro.

Creare un grafico a torta in Excel

Lunghe liste di numeri possono essere noiose. Potete ravvivare qualsiasi foglio di calcolo Excel aggiungendo elementi visivi. Un grafico a torta è un ottimo modo per mostrare percentuali, con ogni sezione della torta che rappresenta un segmento delle informazioni che state trasmettendo.

Per creare un grafico a torta, dovete prima avere i dati in un foglio di calcolo. Se avete intervistato 100 persone, fate una lista in una colonna delle risposte e il numero di persone che scelgono ogni risposta nella colonna direttamente accanto. Selezionate le informazioni che volete includere nel grafico a torta e scegliete Inserisci sulla barra dei menu e Torta. Poi selezionate lo stile che preferite.

Creare un grafico a barre in Excel

Un grafico a barre è migliore per mostrare come qualcosa è cambiato nel tempo o per confrontare vari elementi tra loro. Se avete intervistato un grande gruppo di persone sugli argomenti che li interessano di più, per esempio, potete usare un grafico a barre per mostrare come uomini e donne hanno risposto per ogni area tematica.

Dopo aver inserito le informazioni in un foglio Excel, selezionate i dati che volete includere e scegliete Inserisci > Grafico > Barre dalla barra dei menu. Le informazioni vengono visualizzate come un grafico a barre automaticamente. Potete cambiare il layout del nuovo grafico a barre nella barra multifunzione in alto, inclusi l'aggiunta di elementi del grafico, la rapida regolazione del layout e il cambiamento dei colori usati per illustrare i vostri dati.

Creare etichette per mailing in Excel

Molte aziende trovano che un foglio di calcolo Excel è uno strumento comodo per organizzare e gestire grandi liste di mailing. Anche se ci sono app di database più complesse per aziende che hanno liste di mailing ingestibili, Excel può funzionare benissimo per aziende che stanno ancora costruendo e facendo crescere un database clienti. Può anche essere un modo rapido e indolore per creare etichette di mailing da una piccola lista di nomi che avete preso online o da risposte a una promozione.

Prima di poter creare etichette di mailing, dovete prima costruire la lista di mailing in un modo che possa essere facilmente trasformata in indirizzi. Se volete stampare etichette, però, dovrete andare su Microsoft Word e scegliere il tipo di mailing che vorreste fare dal menu a discesa Avvia stampa unione sotto Mailing. Se volete usare la lista che avete impostato in Excel, cliccate sulla freccia a discesa accanto a Seleziona destinatari e scegliete Usa un elenco esistente. Poi, collegate il vostro documento Excel.

Come stampare un foglio di calcolo

Nessun tutorial Excel sarebbe completo senza rivedere come stampare il documento che avete creato. La stampa in Excel può essere un po' complicata, richiedendo un paio di passaggi extra se volete le griglie o dovete controllare l'area del documento che volete stampare. Poiché una cartella di lavoro può contenere più fogli di lavoro, dovete anche assicurarvi di stampare solo i fogli di cui avete bisogno.

Prima di stampare, selezionate i fogli di lavoro che volete stampare. Se volete stampare più fogli, tenete premuto il tasto Maiusc mentre cliccate sulle schede. Scegliete File > Stampa > Mostra dettagli. Qui potete scegliere se stampare i fogli attivi o l'intera cartella di lavoro, nonché scegliere l'orientamento. Se volete stampare le griglie o le intestazioni, però, dovete indicarlo prima di scegliere File > Stampa selezionando Opzioni foglio sotto la scheda Layout di pagina e spuntando le caselle per stampare quegli elementi.