Vantaggi e svantaggi di Google Docs

Google offre Google Docs come alternativa gratuita a Microsoft Word. Il prezzo zero dà a Docs un vantaggio su Word, ed è compatibile con i documenti Word, ma il word processor gratuito manca di alcune funzionalità, come il supporto per colonne multiple. Docs funziona completamente via Internet, il che causa alcune limitazioni alla disponibilità dei file ma fornisce anche un modo per salvare un flusso costante di revisioni così non si perde mai il lavoro.

Connettività Internet

A differenza di Microsoft Word e della maggior parte degli altri word processor, Google Docs gira in un browser web — non serve installare Docs sul computer. Eseguire Docs via Internet permette di lavorare su qualsiasi computer connesso a Internet, ma presenta una limitazione: se si perde la connessione, si perde l'accesso al programma. Come soluzione alternativa, Google offre un'app Drive per Chrome e un programma desktop Drive, che forniscono accesso offline a tutti i file Drive, inclusi quelli in Docs. Per lavorare offline, però, bisogna pianificare in anticipo. Se non si configura Drive per lavorare offline prima, non si può accedere a Docs offline in caso di necessità.

Integrazione con Google Drive

Tutti i file modificati in Docs si salvano automaticamente su Google Drive a ogni modifica, così se il computer si blocca si può riprendere esattamente da dove si era — Docs non ha nemmeno un'opzione "Salva" nel menu File. Drive memorizza ogni salvataggio come revisione separata, rendendo possibile annullare le modifiche. Google non conta i file Docs nello spazio assegnato su Drive, quindi si possono tenere documenti e revisioni illimitati. Queste funzionalità funzionano esclusivamente tramite Google Drive: non si può collegare Docs con Dropbox, Box, SugarSync o altri servizi cloud. Se si usa già un altro servizio e si vuole condividere un file Docs tramite quello, bisogna scaricare il file e caricarlo sul servizio cloud preferito.

Differenze di funzionalità

Google Docs include la maggior parte delle funzionalità di Microsoft Word, ma non tutto funziona identicamente. Nel 2013, Microsoft ha pubblicato annunci che evidenziavano funzionalità mancanti in Docs, inclusi supporto colonne e editing immagini. Google aggiunge occasionalmente nuove funzionalità, come l'aggiunta di "Modifiche suggerite" a metà 2014 — equivalente a Controllo modifiche di Word. In alcuni casi, Docs offre funzionalità oltre Word, specialmente per la collaborazione: in Docs, più utenti possono lavorare su un documento simultaneamente e vedere le modifiche in tempo reale.

Integrazione suite

Microsoft Word offre un grande vantaggio tramite l'integrazione con il resto della suite Microsoft Office, come incollare celle da Excel in Word o incorporare una diapositiva PowerPoint. Docs supporta legami simili con gli altri programmi Google, Fogli e Presentazioni, ma non ci sono equivalenti Google per i programmi Office più avanzati come Publisher, Access o Visio. Docs non può nemmeno collegarsi direttamente ai dati Outlook per stampa unione o leggere informazioni del calendario.