Vantaggi e svantaggi dell'archiviazione geografica

Secondo la Texas State Library, mantenere un sistema di gestione file disorganizzato è una ricetta per il disastro. È difficile ottenere informazioni quando servono urgentemente. Organizzare e manipolare informazioni in un sistema così disorganizzato per scopi decisionali è quasi impossibile. Un sistema di archiviazione efficiente è obbligatorio per qualsiasi organizzazione che si aspetti benefici dalle informazioni in suo possesso. Il sistema di archiviazione geografica è appropriato dove la posizione geografica è la componente più importante dell'informazione.

Comodità

I record geografici relativi a una posizione specifica sono memorizzati insieme. Questo facilita il processo decisionale rapido perché l'informazione in revisione riguarda solo un'area geografica specifica. Le aree geografiche sono classificate come unità o gruppi di unità. L'archiviazione geografica permette facile spostamento di record semplicemente spostandoli da una posizione all'altra.

Vantaggi per l'analisi

L'archiviazione geografica aiuta l'analisi permettendo facile confronto di elementi dati. Per esempio, un'analisi di record archiviati secondo nome ed ubicazione edificio può aiutare a identificare record di manutenzione per un edificio particolare.

Svantaggi di complessità

Il processo di memorizzazione e recupero dati geografici richiede tempo per la necessità di referenziare usando identificatori multipli. Per esempio, localizzare un edificio richiederebbe riferimento a uno stato, la città, la via e infine il nome dell'edificio. Record in alcune nazioni sono scritti nella loro lingua. Per esempio, Firenze in Italia è "Firenze" nei record italiani. Il riferimento incrociato all'altra lingua diventa necessario per permettere a utenti non italiani di comprendere l'informazione.

Svantaggi requisito indice

Devi conoscere sufficientemente bene l'area geografica per comprendere i record. Per localizzarli rapidamente, devi usare un indice alfabetico. Il processo di memorizzazione e recupero un record richiede due azioni: controlla l'indice per la posizione del file, e cercalo tra le altre informazioni.