Come creare un database in Microsoft Word
Microsoft Word ha una funzione Stampa unione che collega un documento Word a informazioni memorizzate in un file dati, chiamato origine dati. L'origine dati può essere un database. Prima dell'unione, si può creare e gestire un database dentro Word. Il database viene salvato come file database Access dentro Word.
Suggerimento
Non si eseguirà effettivamente la stampa unione, ma bisogna selezionare il tipo di documento di stampa unione prima di creare il database.
Layout documento principale
Aprire un documento Word vuoto.
Nella scheda Lettere, cliccare Avvia stampa unione e selezionare Elenco. Un documento Elenco dice a Word di creare un elenco e usare campi da un'origine dati, come un database.
Personalizzare campi database
Cliccare Seleziona destinatari e Digita nuovo elenco per aprire la finestra Nuovo elenco indirizzi. Usarla per personalizzare i campi del database. Cliccare Personalizza colonne. Appare la finestra Personalizza elenco indirizzi.
- Per rimuovere nomi campo: selezionare il nome, cliccare Elimina e Sì per confermare.
- Per modificare nomi campo: selezionare, cliccare Rinomina, cambiare il nome e cliccare OK.
- Per aggiungere nomi campo: cliccare Aggiungi, digitare il nuovo nome e cliccare OK.
- Per cambiare l'ordine: evidenziare un nome campo e cliccare Sposta su o Sposta giù.
Cliccare OK quando finito. La finestra Nuovo elenco indirizzi mostra i campi personalizzati in una tabella.
Inserire informazioni database
Digitare i dati in ogni campo. Usare Tab per passare da un campo all'altro. Cliccare Nuovo record per passare al record successivo. Dopo l'ultimo record, non cliccare Nuovo record.
Controllare i record e apportare modifiche
- Per modificare un record: evidenziare i dati e digitare le modifiche.
- Per cercare un record: cliccare Trova, inserire parole di ricerca e cliccare Trova successivo.
- Per eliminare un record: cliccare il quadratino a sinistra del primo campo, cliccare Elimina record e Sì.
Cliccare OK quando finito.
Salvare database e documento principale
Appare la finestra Salva elenco indirizzi. Scegliere dove salvare, digitare il nome file e cliccare Salva.
Suggerimento
Digitare solo il nome file e Word aggiungerà l'estensione .mdb, salvando come file database Microsoft Access.
Salvare il documento principale, un elenco vuoto collegato al database, nel caso si voglia fare una stampa unione dopo. Chiudere il documento principale e Uscire da Word.
Visualizzare database
Individuare il file database Access e aprirlo. Si apre Microsoft Access. Cliccare Elenco_indirizzi_Ufficio sotto Tabelle e la tabella creata in Word viene visualizzata.
Tornare al database e modificare dati
Aprire il documento principale in Word. Appare la finestra Microsoft Word. Cliccare Sì per recuperare info dal database. Nella scheda Lettere, cliccare Modifica elenco destinatari. Appare Destinatari stampa unione. Sotto Origine dati, selezionare il nome file database. Cliccare Modifica e appare Modifica origine dati. Modificare i dati. Finito, cliccare OK e Sì per aggiornare. Nella finestra Destinatari stampa unione, si possono raffinare info con Ordina, Filtra, Trova duplicati, Trova destinatario e Convalida indirizzi.
Cliccare OK. Chiudere documento principale. Salva. Esci da Word.
Suggerimento
Si può eseguire una stampa unione elenco in Word usando il database e documento principale creati.