Come faccio a creare un database di Microsoft Word?
Microsoft Word dispone di una funzionalità Stampa unione che collega un documento di Word con le informazioni archiviate in un file di dati, denominato origine dati. L'origine dati può essere un database. Prima dell'unione, puoi creare e gestire un database all'interno di Word. Il database viene salvato come file di database di Access all'interno di Word.
Suggerimento
In realtà non eseguirai la stampa unione, tuttavia, devi selezionare il tipo di documento di stampa unione che stai creando prima di creare il database.
Layout del documento principale
Apri un documento Word vuoto.
Negli Mailing scheda, fai clic su Avvia stampa unione e seleziona Rubrica. Una Directory il tipo di documento indica a Word di creare un elenco e di utilizzare i campi da un'origine dati, ad esempio un database.
Personalizza i campi del database
Fai clic su Seleziona destinatari e seleziona Digita nuovo elenco per aprire il Nuovo elenco indirizzi la finestra di dialogo. Usalo per personalizzare i campi che verranno utilizzati nel database. Fai clic su Personalizza colonne. Personalizza elenco indirizzi viene visualizzata la finestra di dialogo.
- Per rimuovere i nomi dei campi, seleziona il nome del campo, fai clic su Elimina e fai clic su Sì per rimuovere il nome del campo.
- Per modificare i nomi dei campi, seleziona il nome del campo, fai clic su Rinomina , il Rinomina campo viene visualizzata la finestra di dialogo, modificare il nome del campo e fare clic su OK .
- Per aggiungere altri nomi di campo, fai clic su Aggiungi , il Aggiungi campo viene visualizzata la finestra di dialogo, digitare un nuovo nome di campo e fare clic su OK .
- Per modificare l'ordine dei nomi dei campi, evidenzia il nome di un campo e fai clic su Sposta in alto o Sposta giù .
Fai clic su OK quando hai finito. Il Nuovo elenco di indirizzi la finestra di dialogo mostra i nomi dei campi personalizzati in una tabella.
Inserisci le informazioni sul database
Digita i dati in ogni campo. Utilizzare il tasto Tab per spostarsi da un campo all'altro. Fai clic su Nuova voce per passare al record successivo nel database. Dopo aver digitato l'ultimo record, non fare clic su Nuova voce per passare a un nuovo record.
Controlla i record e apporta eventuali modifiche
- Per modificare un record, evidenziare i dati e digitare le modifiche.
- Per cercare un record, fai clic su Trova , il Trova voce viene visualizzata la finestra di dialogo, inserisci le parole da cercare e fai clic su Trova successivo .
- Per eliminare un record, fai clic sul quadrato a sinistra del primo campo, fai clic su Elimina voce e fai clic su Sì per rimuovere il record.
Fai clic su OK al termine.
Salva database e documento principale
Il Salva elenco indirizzi viene visualizzata la finestra di dialogo. Scegli dove vuoi salvare il file di database, digita il nome del file e fai clic su Salva .
Suggerimento
Digita solo il nome del file e Word aggiungerà l'estensione .mdb, salvando il file come file di database di Microsoft Access.
Salva il documento principale , una directory vuota che si collega al database, nel caso in cui si decidesse di eseguire una stampa unione in un secondo momento. Chiudi il documento principale e Esci da Word .
Visualizza database
Passare al file del database di Access e aprirlo. Si apre Microsoft Access. Fare clic su Elenco_indirizzi_ufficio sotto le Tabelle viene visualizzata l'intestazione e la tabella del database creata in Word.
Torna al database e modifica i dati
Apri il documento principale in parola. Microsoft Word viene visualizzata la finestra di dialogo. Fai clic su Sì quindi il documento principale può recuperare informazioni dal database. Negli Mailing scheda, fai clic su Modifica elenco destinatari. La stampa unione Destinatari viene visualizzata la finestra di dialogo. Sotto l'intestazione Origine dati, seleziona il nome del file di database. Fai clic su Modifica e Modifica origine dati viene visualizzata la finestra di dialogo. Modifica i dati. Al termine, fai clic su OK e fai clic su Sì per aggiornare il database. Nella stampa unione Destinatari finestra di dialogo, puoi perfezionare le informazioni del database utilizzando Ordina , Filtra , Trova duplicati , Trova destinatario e Convalida indirizzi opzioni.
Fai clic su OK quando fatto. Chiudi il documento principale . Fai clic su Salva . Esci da Word .
Suggerimento
È possibile eseguire una stampa unione di directory in Word utilizzando il database creato e il documento principale.